Neuf entreprises sur dix font faillite en Suisse en raison de crises de liquidités: faute de liquidités – de ressources financières disponibles – pour payer les factures et autres dettes, de nombreuses entreprises doivent mettre la clé sous la porte. Il est donc d’autant plus important que les entreprises, et en particulier les start-ups, sachent en permanence où en sont leurs ressources en cash. Il est même recommandable de procéder à la planification des liquidités avant même la création de l’entreprise.

Vous trouverez ici les réponses aux questions suivantes:

• Qu’ est-ce qu’un plan de trésorerie? 
• Pourquoi la planification des liquidités est-elle nécessaire? 
• Que faut-il inclure dans la planification des liquidités? 
• Quels outils existe-t-il pour le plan de trésorerie?
• Comment établir un plan de trésorerie? 
• Comment influencer les liquidités?

Le plan de trésorerie – élément central du plan financier – intègre le facteur temps dans la planification financière. Contrairement au compte de résultat, le plan de trésorerie tient compte du moment exact des entrées et sorties de paiement. En donnant un aperçu des entrées et sorties prévisibles de ressources financières, il montre comment la solvabilité de l’entreprise évoluera dans les semaines et mois à venir. Les liquidités indiquent si une entreprise peut payer ses factures et autres dettes dans les délais impartis. La planification des liquidités consiste essentiellement à comparer les entrées de paiement attendues aux sorties de paiement attendues, et ce, à une date précise.

Gérer ses liquidités à l’instinct ou au hasard, c’est prendre le risque de ne plus pouvoir payer ses factures et de se retrouver dans une situation d’urgence. Le plan de trésorerie n’est pas un simple supplément pratique pour éviter de tels déséquilibres, mais un outil obligatoire puisqu’il vous permet de déterminer et prédire le montant des liquidités. Le plan de trésorerie est donc un instrument de contrôle important qui vous permet d’évaluer les risques à temps et de prendre les mesures appropriées en cas de besoin. Un plan de trésorerie bien élaboré vous permet d’éviter les pénuries de liquidités et l’insolvabilité, d’augmenter la transparence des coûts et d’améliorer la planification de l’avenir et l’obtention de crédits.

💡 Bon à savoir

Quel que soit le soin que vous apportez à l’élaboration de votre plan de trésorerie, celui-ci est toujours entaché d’incertitudes. Le plan de trésorerie n’est rien de plus qu’une prévision de l’évolution future du solde de votre compte. C’est pourquoi vous devez régulièrement comparer les chiffres attendus avec les chiffres réels. Pour cela, il faut mettre à jour régulièrement le plan de trésorerie, de préférence tous les mois.

Le plan de trésorerie couvre généralement une période de six à douze mois. Cette période est ensuite subdivisée, le plus souvent par mois, mais selon l’activité, un calcul sur une base hebdomadaire, trimestrielle ou semestrielle peut également être indiqué.

Le plan de trésorerie contient tous les mouvements financiers d’une entreprise. En simple, il est structuré selon le schéma suivant:

Les postes qui doivent figurer dans un plan de trésorerie dépendent en grande partie de la taille, de la forme juridique et du domaine d’activité d'une entreprise. Dans une entreprise commerciale, une boutique de vêtements par exemple, les flux de paiement les plus courants ne sont pas les mêmes que dans une entreprise de production ou de services. Certains postes ne s’appliquent que pour les sociétés de capitaux, d’autres que pour les sociétés de personnes. Il est certainement utile de commencer par se concentrer sur les dépenses fixes: cela permet d’estimer si les moyens disponibles suffisent à couvrir les frais fixes et pendant combien de temps.

La liste suivante vous donne un aperçu des postes les plus répandus dans un plan de liquidités.

1. Attention: le chiffre d’affaires ne peut pas être simplement copié de la comptabilité dans le plan de trésorerie car les clients ne paient généralement que plusieurs semaines après la comptabilisation du chiffre d’affaires. À cela s’ajoutent d’autres moyens de paiement dont il faut tenir compte, par exemple les paiements anticipés, les paiements échelonnés et les paiements en espèces. C’est la date de l’entrée du paiement qui est déterminante.
2. Les paiements des clients comprennent la TVA que l'entreprise doit payer à l’Administration fédérale des contributions. L’encaissement de la TVA se fait à la réception du paiement du client. En revanche, le versement à l’administration fiscale se fait généralement par trimestre et doit être inséré dans les sorties de paiement.

Même si on essaie de garder les choses simples, réaliser soi-même un plan de trésorerie solide demande du temps et du savoir-faire. Avec de bonnes connaissances d’Excel, il est possible de le créer soi-même. Il est néanmoins conseillé, au moins pour les premières étapes, de faire appel à une aide professionnelle, par exemple à un agent fiduciaire. Chez notre partenaire Gryps, le plus important portail d’achat pour les petites entreprises, vous pouvez obtenir gratuitement et rapidement des offres pour de tels spécialistes.

💡 Bon à savoir

La planification des liquidités doit aussi tenir compte de la forme de comptabilité employée par l’entreprise: comptabilité simple ou comptabilité double avec débiteurs et créanciers. La comptabilité en partie double permet de suivre les entrées et les sorties (par exemple pour le mois dernier) et notamment d’extraire le statut des débiteurs et créanciers à une date de référence. Toutefois, si vous tenez une comptabilité simple, vous devez extraire manuellement ces informations de l'extrait de compte bancaire.

Modèles Excel et programmes spéciaux

Sur Internet, on trouve facilement des modèles Excel prêts à l’emploi et téléchargeables gratuitement pour les plans de trésorerie. La prudence est toutefois de mise car tous les modèles ne tiennent pas leurs promesses. Un modèle fiable avec la possibilité de simuler différents scénarios peut être téléchargé auprès de l’UBS. Ce dernier requiert d’indiquer des données de contact, mais il est gratuit.

Pour les personnes moins à l’aise avec Excel et Cie, il existe toute une série d’outils et de programmes spéciaux, généralement payants. Tapez «Outils de planification des liquidités en Suisse» dans Google ou sur votre moteur de recherche en ligne et vous verrez apparaître de nombreuses options sur la page de résultats.

Faiblesses des modèles

Toutefois, une planification des liquidités à l’aide d’Excel ou un de ces programmes spécialisés n’est pas sans embûches. Comme tous les mouvements de compte doivent être saisis manuellement, les valeurs sont rarement à jour et souvent sujettes aux erreurs. Une seule faute de frappe peut fausser considérablement le résultat. En outre, dans les entreprises avec un volume de transactions élevé (par exemple une boutique en ligne qui fonctionne bien) et plusieurs comptes professionnels, les utilisateurs perdent rapidement la vue d'ensemble.

Planification des liquidités avec un logiciel de comptabilité

Plus la complexité augmente, plus des solutions logicielles professionnelles s’imposent. Dans les programmes de comptabilité développés, vous trouverez des fonctions de planification des liquidités et d’automatisation des différentes tâches, ce qui permet d’avoir une meilleure vue d’ensemble.

Le chemin vers le plan de trésorerie peut se faire en sept étapes principales:

1. Sélectionner l’outil: en premier temps, vous devez choisir entre le bricolage, l’utilisation d’un programme spécial et un logiciel de comptabilité. Dans tous les cas, il est conseillé de faire appel à un spécialiste (par exemple une société fiduciaire), du moins dans la phase initiale.
2. Déterminer les positions: commencez tôt à rassembler les documents qui contiennent des informations sur les paiements entrants et sortants. Il s’agit notamment des contrats clients, des relevés de compte, des factures de fournisseurs, des contrats de location et des polices d'assurance. Classez les documents soit entièrement sous forme numérique, soit entièrement sous forme analogique, cela vous facilitera la tâche.
3. Saisir le portefeuille initial: reprenez le total de la caisse et de la banque. Il sert de valeur de départ pour les étapes ultérieures de la planification.
4. Déterminer la durée de validité: dans le cas d’une entreprise ayant de nombreuses et petites entrées et sorties d’argent, un plan de liquidités mensuel est indiqué. Si les flux de paiement sont moins nombreux mais plus importants, une planification par trimestre ou semestre peut suffire.
5. Créer un aperçu: inscrivez les futurs encaissements et décaissements dans le plan de trésorerie aussi précisément que possible, au moment exact où vous prévoyez le paiement effectif. Calculez des délais de réserve, car tous les clients ne paient pas dans les délais, loin de là. Dans nos articles de blog, vous apprendrez comment rédiger des rappels et sommations aimables. Il est important de rester réaliste dans l’estimation des flux financiers futurs. Quelle que soit la conviction que vous ayez dans votre idée d’entreprise, partez du principe que son développement sera relatif ou minimal. Une évaluation modérément pessimiste vous maintient éveillé et plus attentif qu’une évaluation trop optimiste.
6. Ajuster les prévisions: corrigez les valeurs prévisionnelles dès que vous disposez des valeurs réelles ou que des évolutions inattendues surviennent.
7. Lever ou placer de l’argent: il y aura toujours une différence entre le plan préalable et la réalité. Si le résultat est positif, vous disposez de liquidités que vous pouvez investir dans l’extension ou placer ailleurs. Si les sorties d’argent sont plus importantes que les entrées, il peut être indiqué de se procurer des moyens financiers à court terme. Une option consiste également à vendre les créances à un cessionnaire.

Si la planification des liquidités montre l’apparition de goulots d’étranglement ou un risque que ceux-ci apparaisse dans les périodes à venir, vous devez prendre des contre-mesures à temps. En principe, vous avez alors deux possibilités: vous augmentez les entrées de fonds ou vous réduisez les sorties de fonds (dépenses financières).

Comment accélérer la rentrée d’argent dans les caisses

• Facturer rapidement et le plus tôt possible
• Raccourcir les délais de paiement et relancer systématiquement les factures en retard, le cas échéant, faire appel à un service de recouvrement
• Convenir des acomptes et des paiements anticipés avec les clients
• Revoir le régime d’escompte et le rendre (plus) attractif
• Vendre les placements inutiles
• Utiliser pleinement les limites de crédit
• Se procurer des fonds supplémentaires auprès de tiers (crédits, prêts) ou injecter soi-même des capitaux supplémentaires
• Utiliser la cession de créances (vendre des créances)

Comment garder plus d’argent dans la caisse

• Négocier des délais de paiement plus longs et des paiements échelonnés avec les fournisseurs
• Reporter les achats et les travaux d’entretien non urgents
• Evaluer les possibilités de réduire des coûts (au niveau du personnel, des loyers et de l’exploitation)
• Renégocier les prix des fournisseurs
• Louer ou prendre en leasing des installations
• Optimiser la gestion des stocks de marchandises et des réserves (réduire les stocks)
• Réduire les retraits privés au minimum