Le rappel est souvent la première sommation. Avec notre modèle, soyez courtois et ferme avec vos clients étourdis. Points à prendre en compte:
- La loi ne précise rien en la matière
- Modèle de formulations alternatives
- Explications d’erreurs fréquentes
D’abord, la bonne nouvelle: les Suisses sont plutôt ponctuels pour régler leurs factures. Une enquête internationale révèle que la Suisse occupe le quatrième rang en la matière, derrière l’Autriche, la Nouvelle-Zélande et les Pays-Bas. Mais selon les secteurs, entre 10% et plus de 40% des factures ne sont pas réglées en temps et en heure. Cette situation peut rapidement mettre à l’épreuve les liquidités des jeunes et petites entreprises. Il est donc d’autant plus important de rappeler aux clients retardataires qu’ils ont une facture à régler. Le rappel en constitue la première étape.
Contrairement à l’Allemagne, la sommation n’est pas réglementée par la loi en Suisse. L’émetteur d’une facture (créancier) a toute latitude pour exiger le paiement d’une facture en souffrance. La forme de la sommation n’est pas non plus inscrite dans la loi ni autrement définie. Le débiteur peut donc être rappelé à son obligation par lettre recommandée, par e-mail ou oralement. Dans la pratique, la forme écrite s’est imposée en raison de son caractère de preuve.
D’un point de vue légal, il n’y a aucune obligation de sommation. En Suisse, le rappel de paiement est facultatif. Autrement dit, une personne qui ne règle pas sa facture à temps peut être poursuivie immédiatement, même sans sommation préalable. Toutefois, les start-ups n’ayant qu’une petite base de clients ne veulent généralement pas s’attaquer directement aux débiteurs avec tout un arsenal. Une première demande cordiale pour régler le montant impayé est généralement plus adaptée.
En Suisse, le rappel s’est imposé comme le premier courrier, formulé de manière cordiale, qui rappelle au client qu’un paiement est dû. Factuellement, il n’est en rien différent de la première sommation.
La différence entre les deux réside dans le ton utilisé. La transition entre les deux est toutefois floue. Il revient à chaque entreprise de décider d’employer le ton cordial du rappel ou le ton plus ferme, voire à caractère d’ultimatum, de la sommation, selon la situation.
Le rappel ou la première sommation a pour fonction de rappeler à un débiteur retardataire que son paiement est en souffrance. Le client est en retard de paiement lorsqu’il ne respecte pas le délai de paiement convenu contractuellement ou inscrit sur la facture. Exemple: si la facture indique «payable sous 30 jours», cela signifie qu’à partir du 31e jour après la date de la facture, le débiteur est en retard.
Dès que le délai de paiement a expiré, vous pouvez envoyer un rappel. Il est toutefois recommandé de patienter deux à trois jours supplémentaires, car un virement bancaire peut prendre quelques jours à arriver sur votre compte. Le délai de paiement indique à quelle date la facture doit être réglée. Puisqu’il n’existe pas de réglementation contraignante, chaque entreprise est libre de fixer son délai de paiement. En Suisse, le délai de paiement de 30 jours est le plus courant. Selon les secteurs et les prestations, les délais peuvent cependant être très variables. Voici quelques exemples:
- Artisans: les créances sont exigibles dès que leurs prestations ont été fournies. Ils peuvent exiger un paiement en espèces sur place, fixer le délai de paiement de leur choix lors de la facturation ou demander un acompte.
- Médecins et dentistes: d’un point de vue juridique, le traitement et la consultation constituent un contrat simple. Par conséquent, les honoraires peuvent être exigés directement à la suite du traitement. Dans la pratique, le délai de paiement de 30 jours est toutefois devenu la norme.
- Achat/vente de marchandises: une marchandise doit être payée dès qu’elle est sortie du rayon, pour ainsi dire. Avec le commerce en ligne, l’avance s’est largement imposée. Là où le paiement sur facture est possible (un moyen de paiement toujours répandu en Suisse), les délais de paiement sont généralement compris entre 10 et 30 jours.
Dans la mesure où le rappel constitue la première sommation, il doit comprendre toutes les indications concernant ce que le débiteur doit payer (les produits ou services fournis), le montant et le délai. Vous devez donc informer votre destinataire de ce qui suit
- qui vous êtes;
- quelles sont vos créances;
- à quelle facture / quelles prestations vos créances se rapportent;
- à qui les créances s’adressent.
- Votre entreprise et ses coordonnées complètes
- Nom et adresse du destinataire
- Lieu et date du rappel
- Objet: Rappel
- Numéro et date de la facture
- Numéro client (si disponible)
- Montant de la facture impayée
- Nouveau délai de paiement (facultatif)
- Formule de politesse
- Signature personnelle (facultative)
- Numéro de TVA
- Coordonnées bancaires
Vous pouvez télécharger gratuitement nos modèles (DOCX, 40 KB). Vous pouvez également adapter le modèle de courrier de votre entreprise à celui-ci.
💡 Bon à savoir
Si vous établissez vos factures avec le logiciel professionnel et gratuit de notre partenaire Swiss21.org, vous pouvez créer des rappels et des sommations en un seul clic, sans devoir saisir d’autres informations. Le programme reprend directement les données de la facture.
Le texte du rappel à proprement parler se divise en trois parties:
- une introduction cordiale;
- la partie principale, demandant au destinataire le paiement de la facture en souffrance;
- une conclusion cordiale.
Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de formulations qui ont fait leurs preuves dans la pratique.
«Il semble que vous ayez oublié de régler notre dernière facture. C’est pourquoi je vous joins une copie de la facture en date du [date de la facture] ont le règlement ne nous est pas parvenu.»
«Dans le tourbillon du quotidien, il arrive que l’on oublie certaines choses. C’est pourquoi nous vous joignons une copie de la facture en date du [date de la facture] dont le règlement ne nous est pas parvenu.»
«Malheureusement, nous n’avons pas reçu le règlement de la facture en date du [date de la facture]. S’il s’agit d’une erreur de comptabilité de notre part, merci de nous indiquer à quelle date vous avez réglé la facture.»
«Nous souhaitons vous indiquer cordialement que la facture en date du [date de la facture] n’a pas encore été réglée.»
«Merci de bien vouloir effectuer dans les prochains jours un virement du montant impayé de CHF [montant de la facture] sur le compte bancaire dont vous trouverez les coordonnées ci-dessous.»
«C’est pourquoi nous nous permettons de vous rappeler de procéder au paiement de l’intégralité du montant impayé, à savoir CHF [montant de la facture], sur le compte bancaire dont vous trouverez les coordonnées ci-dessous.»
«Si vous n’avez pas encore effectué le paiement, nous vous prions de bien vouloir procéder dans les prochains jours au virement de l’intégralité du montant impayé, à savoir CHF [montant de la facture], sur le compte dont vous trouverez les coordonnées ci-dessous.»
«Nous vous prions de procéder dans les prochains jours au virement du montant impayé, à savoir CHF [montant de la facture]. Nous vous remercions d’avance.»
«N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions concernant la facture.»
«Avez-vous des questions concernant la facture ou notre prestation? Dans ce cas, n’hésitez pas à nous contacter. Nous serons ravis de répondre à vos questions.»
À la toute fin du rappel, vous devez systématiquement indiquer qu’il est possible que le règlement des montants impayés et le rappel se soient croisés.
«Si vous avez effectué le paiement entretemps, veuillez ignorer ce courrier.»
«Si votre paiement a croisé ce courrier de rappel, vous pouvez ignorer cette lettre.»
De nombreuses idées reçues ont la vie dure en matière de règlement de factures. Voici les erreurs de jugement les plus fréquentes, et ce qu’il en est vraiment.
❌ Faux: la date de la facture est déterminante pour le délai de paiement.
✅ Vrai: la date de réception de la facture est déterminante. Par conséquent, accordez quelques jours à vos clients après l’expiration du délai de paiement avant d’envoyer un rappel ou une sommation.
❌ Faux: le délai de paiement des factures est généralement de 30 jours.
✅ Vrai: le droit suisse ne donne pas d’indication quant aux délais de paiement. Ceux-ci constituent une concession de la part du prestataire. Les délais usuels en la matière vont de 10 à 30 jours.
❌ Faux: un délai de paiement signifie que l’on doit avoir versé l’argent au dernier jour de ce délai.
✅ Vrai: l’argent doit être parvenu sur le compte du bénéficiaire au plus tard le dernier jour du délai de paiement.
❌ Faux: en cas de règlement immédiat, le client peut déduire 2% ou 3% de taux d’escompte.
✅ Vrai: il n’existe aucune obligation d’octroyer une réduction de prix de ce type. L’escompte peut s’appliquer uniquement lorsqu’il est expressément prévu. Dans le secteur de la construction, l’escompte est très répandu, même s’il n’est pas explicitement accordé. L’escompte permet d’instaurer une situation gagnant-gagnant: le fournisseur obtient plus rapidement son argent, et le client paye un peu moins.
❌ Faux: le prestataire peut facturer des frais de rappel uniquement lors de l’ultime sommation.
✅ Vrai: le prestataire peut facturer des frais de sommation dès le premier rappel à condition que ces frais soient prévus dans le contrat ou dans les conditions générales (CG). En revanche, la loi prévoit un intérêt moratoire de 5% dès la première sommation.
❌ Faux: le prestataire doit rappeler par trois fois son client à son obligation de paiement – la troisième fois par lettre recommandée – avant de pouvoir engager une poursuite.
✅ Vrai: les prestataires ne sont pas tenus d’envoyer une sommation aux débiteurs retardataires. Ils peuvent engager une poursuite dès l’expiration du délai de paiement. Il n’est pas non plus obligatoire d’envoyer une sommation par lettre recommandée.
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