Quiconque crée et gère une entreprise devrait au moins comprendre les bases de la comptabilité. Voici donc un cours intensif:
- Explication de la comptabilité double
- Graphiques illustratifs
- 3 exemples chiffrés faciles à comprendre
La comptabilité avec la gestion des comptes comme discipline centrale n’est pas seulement réservée aux amateurs de chiffres et gratte-papier. Il s’agit d’un outil indispensable pour une gestion d’entreprise systématique et planifiée. Quiconque crée et gère une entreprise devrait au moins comprendre les bases de la comptabilité. En effet, sans connaissances en comptabilité, il n’est pas possible pour vous en tant que propriétaire d’entreprise ou gérant(e) de surveiller la situation financière de votre propre société.
La comptabilité double signifie que l’on fournit un double effort lors de la comptabilité. FAUX. Cela signifie simplement que chaque processus commercial est saisi sur deux comptes: sur un compte et sur un contre-compte. L’un s’appelle «débit» et l’autre «crédit». Plus généralement, la comptabilité double (ou comptabilité en partie double) est un système de la comptabilité commerciale permettant de mesurer le succès d’une période comptable (p. ex. une année ou un trimestre): d’une part avec le bilan et d’autre part avec le compte de résultat.
Dans la comptabilité simplifiée, seuls les revenus, dépenses et la situation financière sont saisis dans l’ordre chronologique. La comptabilité double n’indique pas uniquement sur quel compte des apports ou débits ont eu lieu, mais également pourquoi un montant comptabilisé a été utilisé. Cela démontre le succès d’une entreprise de deux manières: le bilan montre comment les capitaux propres se sont modifiés, le compte de résultat si un bénéfice ou une perte a été généré.
En Suisse, les entreprises soumises à la comptabilité double sont
- celles avec un chiffre d’affaires annuel de plus de 500’000 francs (également les entreprises individuelles et indépendants),
- les sociétés anonymes (SA) et
- les sociétés à responsabilité limitée (Sàrl).
💡 Bon à savoir
Le droit de présentation des comptes libère les entreprises générant moins de 500’000 francs de chiffre d’affaires annuel de l’obligation de comptabilité en partie double. Pour certains secteurs, une comptabilité en partie double est toutefois recommandée, par exemple pour les restaurants, les petits commerces de détail et autres secteurs avec des entrées d’argent liquide régulières. Pour ces derniers, la double saisie a l’avantage de mieux représenter la situation financière et d’être plus facile à retracer.
La comptabilité en partie double présente de nombreux avantages, même lorsqu’elle n’est pas requise. Elle demande certes plus d’efforts que le simple calcul revenus-dépenses, mais elle donne aussi des aperçus plus approfondis de la situation commerciale actuelle. Ainsi, elle procure une base pour des décisions plus fondées. Par exemple:
- Vous obtenez plus d’informations pertinentes pour l’entreprise. Vous savez par exemple combien d’argent votre entreprise a dépensé pour des domaines précis, vous connaissez la valeur de votre stock et vous savez à tout moment de combien d’argent votre entreprise dispose, et ce quotidiennement.
- Vous pouvez déduire d’autres chiffres clés de la comptabilité en partie double comme le flux d’argent et les liquidités, vous permettant de mesurer le succès de votre entreprise et de vous développer davantage.
- Avec le bilan, vous pouvez réaliser une comparaison des actifs en confrontant le bilan d’ouverture et de fermeture à une date de référence.
- Vous disposerez d’un aperçu clair du succès de votre entreprise, car le compte de résultat juxtapose les charges et les produits.
- Votre comptabilité est claire et traçable, ce que l’administration fiscale apprécie.
La base de la comptabilité en partie double est le bilan. Celui-ci repose principalement sur les comptes de bilan. Dans le bilan, vous saisissez la situation financière actuelle de votre entreprise selon différents plans financiers, une fois au début de l’année fiscale et une nouvelle fois à la fin de celle-ci. Elles sont ensuite fusionnées et comparées. Vous disposez ainsi dans chaque division toujours de l’aperçu exact d’où provient l’argent et où il est injecté.
Cela peut sembler compliqué et fastidieux. Si l’on effectuait cette forme de comptabilité manuellement, cela impliquerait en effet de gros efforts et un risque de commettre des erreurs. Aujourd’hui, il y a toutefois des solutions logicielles pour la comptabilité financière adaptées aux besoins particuliers des entreprises jeunes et de petite taille. Par exemple, le logiciel de comptabilité gratuit de Swiss21.org vous épargne la création du plan de comptes en proposant des modèles pour tous les besoins et automatise de nombreuses tâches de la comptabilité financière.
💡 Bon à savoir
Le standard en Suisse est le «Plan Comptable Suisse PME». Il assure une bonne organisation de la structure financière, mais s’adapte également très bien aux besoins individuels et spécifiques du secteur. Pour de nombreux secteurs, il existe des plans comptables PME adaptés en conséquence, par exemple pour le secteur de l’immobilier ou pour l’hôtellerie et la restauration. Vous pouvez aussi vous renseigner auprès de votre association professionnelle.
Pour saisir toutes les opérations d’une entreprise, il faut une comptabilité avec un système comptable complet. Cela permet de structurer tant les obligations que les positions de capital. La base de ce système est la répartition en deux types de comptes: les comptes de bilan et les comptes de résultat. Dans la partie qui suit, nous abordons plus en détail les différents types de comptes nécessaires à la comptabilité en partie double.
Les comptes de bilan représentent le portefeuille actuel d’obligations ou d’actifs. Il s’agit ici de comptes concernant les portefeuilles dans le bilan. Pour pouvoir faire la différence entre le capital et les dettes, les comptes de bilan sont répartis en comptes actifs et passifs. Sur ces deux comptes se trouvent tous les éléments de capital et d’actifs d’une entreprise qui sont saisis en continu. À la fin de l’exercice, ces comptes sont transférés dans le bilan et clôturés.
Les comptes de résultat sont la base du compte de pertes et profits séparé. Au lieu des capitaux et des dettes, tous les produits et charges y sont représentés. A la fin d'un exercice, les comptes de résultat énumèrent toutes les valeurs ayant une incidence sur le résultat qui ont été générées au cours de cette période. Il existe deux types de comptes de résultat: les comptes de produits et de charges. Les comptes de résultat sont clôturés par le calcul du résultat.
| Catégorie | Comptes de bilan | Compte de résultat |
|---|---|---|
| Objet | Capitaux | Résultats |
| Perspective | Instantané – date de clôture du bilan | Période – période comptable |
| Contenu | Succès d’une entreprise à un moment précis | Perte ou profit sur une période précise |
Les comptes actifs représentent les biens d’une entreprise. On y voit de quelles valeurs patrimoniales l’entreprise dispose. Ce capital comprend tant les fonds de roulement que la fortune de placement. Des fonds de roulement peuvent être, par exemple, des stocks, des factures en cours, la caisse et des dépôts bancaires. La fortune de placement se compose, par exemple, de machines, voitures, équipements de bureau et brevets
Les comptes passifs constituent le capital propre et étranger d’une entreprise. Ce capital comprend notamment les obligations (factures de fournisseurs impayées et obligations à court terme) et les capitaux propres de l’entreprise. Parmi les exemples de comptes de bilan il y a également les prêts, crédits et provisions. La côté passif du bilan indique l’origine du capital.
Les comptes de charges et de produits font partie des comptes de résultat. Les comptabilisations sur ces comptes ont pour conséquence une modification des capitaux propres et influencent ainsi la hauteur des revenus et pertes.
Les charges d’exploitation pour les prestations de marché sont comptabilisées sur les comptes de charges. Cela comprend notamment les salaires, loyers, le matériel de bureau, les frais de transport et matières premières. Tous les revenus générés par l’entreprise sont comptabilisés sur les comptes de produits. Cela comprend notamment les revenus de marchandises et prestations vendues, produits d’intérêts et recettes publicitaires.
À la fin d’un exercice, le résultat est défini en calculant la différence entre le total des produits et des charges. Le résultat est ensuite transféré dans le compte de résultat. Si les produits sont plus élevés que les charges, l’entreprise a généré un profit. Dans le cas contraire, elle a connu une perte.
Dans la comptabilité en partie double, chaque compte du bilan et de résultat a deux côtés: débit et crédit. Ils représentent la partie gauche et droite de ce que l’on appelle un compte en T.
Le compte en T sert à attribuer les entrées (p. ex. encaissements) et sorties (p. ex. décaissement) à la bonne catégorie et de les comptabiliser en conséquence. Il faut alors différencier les comptes de bilan des comptes de résultat:
- Dans le cas des comptes d’actifs, les encaissements sont comptabilisés au débit et les décaissements au crédit. Dans les comptes de bilan passif, c’est l’exact opposé.
- Concernant les comptes de résultat, la dépense se trouve du côté débit, les produits du côté crédit.
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Compte de bilan actif | Entrée | Sortie |
| Compte de de bilan passif | Sortie | Entrée |
| Compte de charges | Charges | |
| Compte de produits | Revenus |
Une entreprise doit payer 6’000 francs de loyer par trimestre. Le compte de charges et le compte actif entrent alors en jeu. Les frais de loyer sont comptabilisés dans le compte des charges du côté débit, le paiement au bailleur du côté crédit du compte actif.
Un client achète des vêtements pour 250 francs sur facture. Pour l’entreprise, il s’agit d’un produit des activités ordinaires (vente de marchandises) et dans le même temps d’une créance pour le client. Sur le compte de résultat le produit des activités ordinaires est comptabilisé dans le crédit, sur le compte actif la créance dans le débit. Les deux comptes indiquent ainsi une augmentation.
Le client qui a acheté des vêtements pour 250 francs paie la facture. La créance du client est alors réglée. Dans le même temps, les dépôts bancaires augmentent de la même somme. Tant le compte en banque que le compte créances font partie des comptes actifs. Ainsi, la créance est documentée du côté débit du compte en banque. La créance réglée se retrouve du côté crédit.
En comptabilité, le bilan donne un aperçu du capital, des capitaux propres et des dettes d’une entreprise à une certaine date de référence. Sa structure en tableau et systématique facilite l’aperçu des rapports financiers d’une entreprise. Le bilan est un outil important dans la comptabilité et constitue avec le compte de résultat le résultat annuel d’une entreprise. En outre, à la fin de l’exercice, le bilan de fermeture est établi et représente la comptabilité de toutes les opérations commerciales.
Comme les différents comptes, le bilan est composé de deux côtés: le côté actif à gauche et le côté passif à droite. À la fin des deux côtés se trouve le total du bilan. Celui-ci chiffre le volume du bilan d’une entreprise et doit, selon la comptabilité en partie double, obligatoirement correspondre des deux côtés. Cela signifie que les deux côtés doivent s’égaliser.
Le côté actif comprend le capital pour lequel l’entreprise a dépensé de l’argent. Il est organisé selon la liquidité. Les postes du bilan qui peuvent être le plus facilement monétisés (par exemple les liquidités) se trouvent en bas du bilan. Les postes les plus importants du côté des actifs sont la fortune de placement ou actifs immobilisés et les fonds de roulement. Parmi les actifs immobilisés, on distingue les valeurs patrimoniales matérielles et immatérielles. La fortune de placement matérielle comprend notamment les machines, bâtiments, véhicules et autres immobilisations corporelles. Les valeurs patrimoniales immatérielles sont par exemple les brevets que l’entreprise possède. Les fonds de roulement comprennent, eux, des immobilisations incorporelles comme les stocks de marchandises, papier-valeurs et dépôts bancaires.
Le capital est listé du côté passif. Celui-ci est généralement composé des capitaux propres et des capitaux empruntés. Il montre alors d’où provient le capital. Outre le capital que le titulaire a injecté, les capitaux propres comprennent également les bénéfices non distribués et l’excédent annuel. Les capitaux empruntés représentent les dettes comme les crédits et provisions, mais également les obligations envers des fournisseurs et prêteurs. À la différence des actifs, les passifs sont triés par échéance: le capital le moins urgent à rembourser se trouve en tête de liste. Il s’agit généralement des capitaux propres. Ce qui doit être payé d’urgence figure en bas de la liste.
Le compte de résultat est un élément central de la comptabilité. A l’aide du compte de résultat, on détermine si une entreprise a généré une perte ou un profit sur une certaine période fiscale (généralement une année). La base pour cela est la comparaison des charges et produits. Si les produits dépassent les charges, l’entreprise a généré un profit. Dans le cas contraire, il s’agit d’une perte.
Le compte de résultat et le bilan constituent ensemble les comptes annuels d’une entreprise. Ces comptes annuels sont obligatoires et doivent, conformément au code des obligations (CO), «présenter la situation économique de l’entreprise de façon qu’un tiers puisse s’en faire une opinion fondée».
Le compte de résultat présenté dans un tableau peut être réparti en plusieurs niveaux. Dans la variante à un niveau, seuls les revenus, dépenses et profits peuvent être constatés rapidement. Dans le compte de résultat à plusieurs niveaux, le calcul de bénéfices suit un processus en plusieurs étapes. Ce dernier donne un aperçu plus détaillé de la rentabilité de l’entreprise et permet une meilleure compréhension de la situation financière.
Une forme recommandée du compte de résultat est celle qui se compose de trois niveaux :
- L’étape 1 comprend le produit et la charge des marchandises. Cette partie du tableau permet d’obtenir une somme intermédiaire dite «bénéfice brut».
- L’étape 2 soustrait notamment les charges de personnel, frais de loyer et amortissements du bénéfice brut. Cela permet d’obtenir le bénéfice (ou la perte) d’exploitation.
- L’étape 3 tient compte de la charge et du produit immobilier, de la charge et du produit de placement et, en dernière position, des impôts directs. En faisant la somme de tous les postes, on obtient le profit (ou la perte) de l’entreprise.
Dans un compte de résultat à deux étapes, les étapes 1 et 2 sont combinées pour obtenir le bénéfice d’exploitation. Vous trouverez des exemples chiffrés simples et moyens auxiliaires possibles dans notre article «Compte de résultat».
Pour de nombreuses start-ups, la comptabilité est une corvée indésirable. Mais cela n’est pas une fatalité. Le logiciel commercial gratuit de notre partenaire Swiss21.org vous facilite la tâche.