Sie haben Ihre Firma bereits gegründet, bedienen erste Kunden und haben Auslagen für den Betrieb. Das führt einerseits zu Einnahmen, andererseits aber auch zu Ausgaben. Rechtlich sind Sie verpflichtet, darüber Buch zu führen. Das gilt auch für freie Berufe, Freelancer und Einzelunternehmen. Diese Buchhaltungspflicht kann schnell zu einer Bürde für junge Unternehmen werden. Um ihnen diese Aufgabe zu erleichtern, gibt es seit 2013 die Möglichkeit der einfachen Buchhaltung. Wir zeigen Ihnen, welche rechtlichen Anforderungen dafür gelten, für wen sich die einfache Buchhaltung eignet, und wie Sie mit unserer kostenlosen Excel-Vorlage den Überblick behalten.

Anders als in der einfachen Buchhaltung wird in der doppelten Buchhaltung – auch kaufmännische Buchhaltung genannt – jeder Geschäftsvorgang auf zwei Konten erfasst: auf einem Konto und auf einem Gegenkonto (deshalb doppelte Buchführung). Das erste Konto zeigt, welche Position (z.B. Kasse oder Bankkonto) eine Bewegung verzeichnete. Das Gegenkonto gibt Auskunft darüber, wofür Geld geflossen ist. Dadurch erhalten Sie neben der Angabe zu Gewinn und Verlust zusätzliche Informationen, die für Ihren Betrieb wichtig sind. So wissen Sie etwa, was Ihnen Kunden noch schulden, welchen Wert Fahrzeuge, Maschinen und andere Gerätschaften haben oder wie viel Ware noch vorrätig ist. Solche Informationen ermöglichen erst eine vernünftige Liquiditätsplanung. Die doppelte Buchhaltung ist zudem eine Voraussetzung, um die Bilanz und Erfolgsrechnung zu erstellen.

Auch die einfache Buchhaltung ist an die «Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung» gemäss Obligationenrecht (OR) gebunden. Im Wesentlichen gelten dabei diese fünf Regeln:

• «vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung» aller Geschäftsvorgänge
• Nachweis für jeden Buchungsvorgang mittels Beleg
• Klarheit in der Buchführung
• «Zweckmässigkeit» im Hinblick auf die Grösse und Art der Firma
• Nachprüfbarkeit

Konkret heisst das:

• Sie müssen alle Geschäftsvorgänge vollständig mit Belegen dokumentieren.
• Die so dokumentierten Geschäftsvorgänge müssen nachvollziehbar sein.
• Externe Fachleute wie zum Beispiel Revisionsbeamte müssen sich schnell einen Überblick verschaffen können.
• Es muss klar ersichtlich sein, wann ein Geschäft stattgefunden hat, wer Geld bezahlt oder bekommen hat und wofür Sie bezahlt haben respektive bezahlt wurden.

Freie Berufe, Freelancer und Einzelunternehmen mit weniger als 500'000 Franken Umsatz im letzten Geschäftsjahr sind grundsätzlich berechtigt, eine einfache Buchhaltung zu führen. Davon ausgenommen sind Firmen, die die Rechtsform einer AG oder einer GmbH gewählt haben – sie sind unabhängig vom Jahresumsatz immer zur doppelten Buchhaltung verpflichtet.

💡 Gut zu wissen

Bei der Berechnung des Schwellenwerts von 500'000 Franken ist der Nettoerlös massgebend. Dieser entspricht dem Bruttoumsatz abzüglich Rabatten, Skonti, Debitorenverlusten und anderer Erlösminderungen.

Beim Entscheid für die Buchhaltung nach dem Milchbüechli-Prinzip gibt es einen weiteren Faktor, den Sie beachten müssen: die Mehrwertsteuer. Ab einem Jahresumsatz von 100'000 Franken ist ein Unternehmen nämlich mehrwertsteuerpflichtig. Ausgenommen von dieser Pflicht sind unter anderem Zahnärztinnen, Physiotherapeuten und Ärztinnen sowie Erbringer von Dienstleistungen in den Bereichen Kultur und Bildung, sofern ihr Jahresumsatz weniger als 500'000 Franken beträgt.

Im Hinblick auf die Buchhaltung hat es die Mehrwertsteuer (MWST) in sich: Neben der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung müssen Sie Einnahmen und Ausgaben nach gewissen Kategorien aufgeschlüsselt ausweisen: bei den Einnahmen beispielsweise nach steuerbaren und steuerbefreiten Umsätzen und Verkäufen von Betriebsmitteln, bei den Ausgaben unter anderem nach Zahlungen für den Waren- und Materialaufwand, Personalaufwand und weiterem Betriebsaufwand. Das setzt nicht nur einiges an Kenntnissen voraus, sondern erhöht auch den Aufwand erheblich.

Vor diesem Hintergrund gibt es drei Unternehmenskategorien, für die die einfache Buchhaltung infrage kommt:

• Unternehmen, die nicht MWST-pflichtig sind: Hier passt die einfache Buchhaltung am besten.
• MWST-pflichtige Unternehmen, die nach der Saldosteuersatz-Methode abrechnen, können ohne grössere Zusatzaufwände mit der einfachen Buchhaltung wirtschaften.
• MWST-pflichtige Unternehmen, die sich bei der MWST-Abrechnung für die effektive Methode entschieden haben, sind ebenfalls zur einfachen Buchführung berechtigt. Angesichts der Komplexität bei der Steuerabrechnung setzen sie besser auf die doppelte Buchhaltung und ziehen einen Spezialisten bei (z. B. Treuhänder).

Von den gesetzlichen Vorgaben her reicht eine Excel-Tabelle für die einfache Buchhaltung. Wenn Sie die Buchhaltung manuell führen, erhöht sich allerdings die Fehleranfälligkeit. Unsere Vorlage nimmt Ihnen die ersten Schritte ab. So können Sie sich ganz darauf konzentrieren, alle Einnahmen und Ausgaben sorgfältig zu erfassen.

• Excel-Vorlage für Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (XLS, 27 KB)

Auch Firmen, die nur zur einfachen Buchführung verpflichtet sind, können eine Buchhaltungssoftware für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung einsetzen. Ein solches Programm sollte auf die Bedürfnisse von Kleinunternehmen zugeschnitten sein. Ob Ihnen eine Buchhaltungssoftware das Leben vereinfacht, hängt vor allem davon ab, wie viel Zeit Sie für die Buchführung aufwenden können und wollen. Dazu gibt es eine einfache Faustregel: Je mehr Rechnungen Sie ausstellen oder erhalten und je mehr Zeit Sie mit der Bearbeitung von Belegen verbringen, desto mehr kann Sie eine Software entlasten.

Wie in vielen anderen Belangen des unternehmerischen Lebens gibt es auch in der Frage der Buchhaltung für jede Lösung nicht nur Pluspunkte. Es gilt daher abzuwägen, welche Vorteile am meisten ins Gewicht fallen und welche Nachteile Sie auf keinen Fall hinnehmen wollen oder können. Hier eine Entscheidungshilfe.