Wer ein Unternehmen gründet und führt, sollte Buchhaltung zumindest in den Grundzügen verstehen. Darum gibt es hier einen Crashkurs:
- Doppelte Buchhaltung einfach erklärt
- Grafiken für einfacheres Verständnis
- Drei eingängige Zahlenbeispiele
Das Rechnungswesen mit der Buchführung als zentraler Disziplin ist nicht nur etwas für Zahlenfreaks und Erbsenzähler. Es ist ein unerlässliches Instrument für eine systematische und planvolle Unternehmensführung. Wer ein Unternehmen gründet und führt, sollte Buchhaltung zumindest in den Grundlagen verstehen. Denn ohne Buchhaltungskenntnisse ist es Ihnen als Firmeninhaberin oder Geschäftsführer nicht möglich, die finanzielle Situation des eigenen Betriebs zu überblicken.
Doppelte Buchhaltung bedeutet, dass man bei der Buchführung den doppelten Aufwand hat. FALSCH. Es bedeutet, dass jeder Geschäftsvorgang auf zwei Konten erfasst wird: auf einem Konto und auf einem Gegenkonto. Die eine Seite heisst «Soll», die andere «Haben». Allgemeiner formuliert ist die doppelte Buchhaltung (oder doppelte Buchführung) ein System der kaufmännischen Buchführung, mit dem sich der Erfolg einer Rechnungsperiode (z.B. eines Jahres oder eines Quartals) ermitteln lässt: einerseits durch die Bilanz, andererseits durch die Erfolgsrechnung.
Bei der einfachen Buchhaltung, auch «Milchbüechli-Rechnung» genannt, werden lediglich Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenslage in chronologischer Abfolge erfasst. Die doppelte Buchhaltung dagegen gibt nicht nur wieder, auf welchem Konto Zu- beziehungsweise Abflüsse stattgefunden haben, sondern auch, wozu ein verbuchter Betrag verwendet wurde. Das weist den Erfolg des Unternehmens in zweifacher Hinsicht aus: Die Bilanz zeigt, wie sich das Eigenkapital verändert hat, die Erfolgsrechnung, ob ein Gewinn oder Verlust erzielt wurde.
Zur doppelten Buchhaltung verpflichtet sind in der Schweiz
- Firmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 500'000 Franken (auch Einzelunternehmen und Selbständige),
- Aktiengesellschaften (AG) und
- Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH).
💡 Gut zu wissen
Das Rechnungslegungsrecht befreit Unternehmen mit weniger als 500'000 Franken Jahresumsatz von der Pflicht zur doppelten Buchführung. Für gewisse Branchen empfiehlt sich allerdings dennoch eine doppelte Buchhaltung, so zum Beispiel für Restaurants, kleinere Detailhandelsgeschäfte und andere Bereiche mit regelmässigen Bargeldeinnahmen. Der Grund: Die doppelte Erfassung stellt die finanzielle Lage besser dar und lässt sich besser nachvollziehen.
Die doppelte Buchführung hat viele Vorteile, auch wenn ein Unternehmen nicht dazu verpflichtet ist. Sie ist zwar aufwändiger als die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, gewährt aber auch vertiefte Einblicke in die aktuelle Unternehmenslage. Sie leistet einen wertvollen Beitrag zu fundierten Entscheidungen. Zum Beispiel:
- Sie erhalten zusätzliche Informationen, die für Ihre Firma relevant sind. Sie wissen beispielsweise, wie viel Geld Ihr Unternehmen für bestimmte Bereiche ausgegeben hat, Sie kennen den Wert Ihres Lagerbestands und Sie wissen jederzeit, wie viel Geld Ihrer Firma zur Verfügung steht – und das tagesaktuell.
- Aus der doppelten Buchhaltung können Sie weitere Kennzahlen ableiten, mit denen Sie den Erfolg Ihrer Firma messen und weiterentwickeln können, etwa Cashflow und Liquidität.
- Mit der Bilanz können Sie durch die Gegenüberstellung von Eröffnungs- und Schlussbilanz einen Vermögensvergleich zu einem Stichtag aufstellen.
- Sie bekommen einen klaren Blick auf den Erfolg Ihres Unternehmens, da die Erfolgsrechnung Aufwendungen und Erträge einander gegenüberstellt.
- Ihre Buchhaltung ist übersichtlich und nachvollziehbar – das schätzt die Steuerverwaltung.
Basis der doppelten Buchführung ist die Bilanzrechnung, bei der man mit Bestandskonten arbeitet. Dabei erfassen Sie die aktuelle Finanzlage Ihrer Firma nach unterschiedlichen Kostenplänen, einmal am Anfang eines Geschäftsjahres und wieder an dessen Ende. Sie werden dann zusammengeführt und miteinander verglichen. So haben Sie in jedem Unternehmensbereich stets den genauen Überblick, woher das Geld kommt und wohin es geflossen ist.
Das klingt kompliziert und aufwändig. Würde man diese Form der Buchführung manuell machen, wäre das in der Tat mit grossem Aufwand verbunden und zudem äusserst fehleranfällig. Heute gibt es jedoch Software-Lösungen für die Finanzbuchhaltung (Fibu), die auf die besonderen Bedürfnisse von Jung- und Kleinunternehmen zugeschnitten sind. Ein Beispiel hierfür ist die kostenlose Buchhaltungs-Software von Swiss21.org. Sie stellt Vorlagen für jeden Bedarf zur Verfügung, so dass Sie den Kontenplan nicht selbst erstellen müssen, und automatisiert zahlreiche Aufgaben der Fibu.
💡 Gut zu wissen
Als Standard in der Schweiz gilt der «Schweizer Kontenrahmen KMU» (pdf, 303kb). Er gewährleistet eine gute Organisation der Finanzstruktur, lässt sich aber auch problemlos an individuelle und branchenspezifische Bedürfnisse anpassen. Für zahlreiche Branchen gibt es entsprechend angepasste KMU-Kontenrahmen – so zum Beispiel für die Immobilienbranche oder für die Hotellerie und Gastronomie. Am besten fragen Sie bei Ihrem Branchenverband nach.
Um in einem Unternehmen alle Geschäftsvorfälle zu erfassen, braucht es eine Buchhaltung mit einem umfangreichen Kontensystem. Das macht es möglich, sowohl die Verbindlichkeiten als auch die Vermögenspositionen zu strukturieren. Grundlage dieses Systems ist die Einteilung in zwei Arten von Konten: die Bestandskonten und die Erfolgskonten. Im Folgenden gehen wir auf die verschiedenen Kontoarten ein, die für die doppelte Buchführung verwendet werden.
Bestandskonten bilden den aktuellen Bestand von Verbindlichkeiten oder Vermögen ab. Es handelt sich dabei um Konten, die sich auf Bestände in der Bilanz beziehen. Um zwischen Vermögen und Schulden unterscheiden zu können, werden die Bestandskonten in Aktivkonten und Passivkonten unterteilt. Auf beiden Konten befinden sich alle Kapital- und Vermögensposten einer Firma, die fortlaufend erfasst werden. Am Ende eines Geschäftsjahrs werden die Bestandskonten in die Bilanz überführt und über diese abgeschlossen.
Die Erfolgskonten sind die Grundlage für die spätere Gewinn- und Verlustrechnung. Statt Vermögens- und Schuldenbestände werden alle Erträge und Aufwendungen dargestellt. Am Ende eines Geschäftsjahrs listen die Erfolgskonten alle erfolgsrelevanten Werte auf, die in diesem Zeitraum angefallen sind. Auch bei den Erfolgskonten gibt es zwei verschiedene Arten: die Ertragskonten und die Aufwandskonten. Erfolgskonten werden über die Erfolgsrechnung (in Deutschland: Gewinn- und Verlustrechnung) abgeschlossen.
| Kategorie | Bilanzrechnung | Erfolgsrechnung |
|---|---|---|
| Gegenstand | Bestände | Erfolge |
| Sichtweise | Momentaufnahme – Bilanzstichtag | Zeitraum – Rechnungsperiode |
| Inhalt | Unternehmenserfolg zu einem bestimmten Zeitpunkt | Gewinn oder Verlust in einem bestimmten Zeitraum |
Die Aktivkonten geben Auskunft über das Vermögen eines Unternehmens. Auf Konten der Aktivseite sieht man, über welche Vermögenswerte die Firma verfügt. Zu diesem Vermögen gehören sowohl das Umlaufvermögen als auch das Anlagevermögen. Beispiele für das Umlaufvermögen sind Vorräte, offene Rechnungen, Kassenbestand und Bankguthaben. Beispiele für Anlagevermögen sind Maschinen, Autos, Büroeinrichtung und Patente.
Die Passivkonten bilden das eigene und das fremde Kapital eines Unternehmens ab. Zu diesem Kapital gehören die Verbindlichkeiten (unbezahlte Lieferantenrechnungen und kurzfristige Verbindlichkeiten) und das Eigenkapital der Firma. Weitere Beispiele für passive Bestandskonten sind auch Darlehen, Kredite und Rückstellungen. Die Passivseite gibt Auskunft über die Vermögensherkunft.
Aufwandskonten und Ertragskonten gehören zu den Erfolgskonten. Buchungen auf diesen Konten haben eine Veränderung des Eigenkapitals zur Folge und beeinflussen dadurch die Höhe des Gewinns oder Verlusts.
Auf den Aufwandskonten wird der betriebliche Aufwand für Marktleistungen verbucht. Dazu gehören unter anderem Löhne, Mietkosten, Büromaterial, Transportkosten und Rohstoffe. Auf die Ertragskonten werden sämtliche Einnahmen gebucht, die das Unternehmen erzielt hat. Dazu gehören unter anderem Einnahmen aus verkauften Waren und Dienstleistungen, Zinserträge und Werbeeinnahmen.
Am Ende eines Geschäftsjahres werden alle Erfolgskonten miteinander verrechnet. Das Ergebnis fliesst in die Erfolgsrechnung. Sind die Erträge höher als die Aufwendungen, hat das Unternehmen einen Gewinn erwirtschaftet. Im umgekehrten Fall hat es einen Verlust erlitten.
In der doppelten Buchführung hat jedes Bestands- und Erfolgskonto zwei Seiten: Soll und Haben. Sie bezeichnen die linke und die rechte Seite eines sogenannten T-Kontos.
Es geht hier allerdings nicht darum, was getan werden oder vorhanden sein soll, auch nicht darum, was ein Unternehmen hat. Es geht vielmehr darum, Zugänge (bzw. Zahlungszuflüsse) und Abgänge (bzw. Zahlungsabflüsse) der richtigen Kategorie zuzuordnen und zu verrechnen. Dabei muss man zwischen Bestands- und Erfolgskonten unterscheiden:
- Bei aktiven Bestandskonten werden die Zahlungseingänge im Soll und die Zahlungsabgänge im Haben verbucht. Bei den passiven Bestandskonten ist es genau umgekehrt.
- Bei den Erfolgskonten stehen der Aufwand auf der Soll-Seite und die Erträge auf der Haben-Seite.
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Aktives Bestandskonto | Zugang | Abgang |
| Passives Bestandskonto | Abgang | Zugang |
| Aufwandskonto | Aufwand | |
| Ertragskonto | Ertrag |
Ein Unternehmen muss 6'000 Franken Miete bezahlen. Dabei kommen das Aufwandskonto und das Aktivkonto zum Zug. Die Mietkosten werden im Aufwandskonto auf der Soll-Seite verbucht, die Zahlung an die Vermieterin auf der Haben-Seite des Aktivkontos.
Ein Kunde kauft Kleider für 250 Franken gegen Rechnung. Für das Unternehmen ist dieser Betrag ein Umsatzerlös (Warenverkauf) und gleichzeitig auch eine Forderung gegenüber dem Kunden. Auf dem Ertragskonto wird der Umsatzerlös im Haben gebucht, auf dem Aktivkonto die Forderung im Soll. beide Konten verzeichnen also eine Zunahme.
Der Kunde, der Kleider für 250 Franken gekauft hat, bezahlt die Rechnung. Dadurch löst sich die Forderung gegenüber dem Kunden auf. Gleichzeitig erhöht sich das Bankguthaben um den gleichen Betrag. Sowohl das Konto Bank als auch das Konto Forderungen gehören zu den Aktivkonten. Daher wird die Forderung auf dem Bankkonto auf der Soll-Seite dokumentiert. Die aufgelöste Forderung kommt auf die Habenseite.
Die Bilanz gibt in der Buchhaltung eine Übersicht über das Vermögen, das Eigenkapital und die Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag. Ihr tabellarischer und systematischer Aufbau erleichtert den Überblick über die finanziellen Verhältnisse. Die Bilanz ist ein wichtiges Instrument im Rechnungswesen und bildet zusammen mit der Erfolgsrechnung den Jahresabschluss eines Unternehmens. Dazu wird am Ende des Geschäftsjahres die Schlussbilanz erstellt, die die Buchung aller Geschäftsvorfälle abbildet.
Die Bilanz besteht wie die diversen Konten aus zwei Seiten: der Aktivseite (Aktiva) auf der linken Seite und der Passivseite (Passiva) auf der rechten Seite. Am Ende der beiden Seiten steht die Bilanzsumme. Sie beziffert das Volumen der Bilanz eines Unternehmens und muss zwingend auf beiden Seiten gemäss der doppelten Buchführung übereinstimmen. Das heisst, die beiden Seiten müssen im Gleichgewicht, in einer Balance sein – daher die Bezeichnung «Bilanz».
Die Aktivseite umfasst das Vermögen, für das ein Unternehmen Geld ausgegeben hat. Sie ist nach Liquidierbarkeit geordnet. Die Bilanzpositionen, die am leichtesten zu Geld gemacht werden können (wie z. B. liquide Mittel), stehen unten in der Bilanz. Die wichtigsten Positionen auf der Seite der Aktiven sind das Anlagevermögen und das Umlaufvermögen. Beim Anlagevermögen unterscheidet man zwischen materiellen und immateriellen Vermögenswerten. Zu Letzteren gehören beispielsweise Patente, zum materiellen Anlagevermögen unter anderem Maschinen, Gebäude, Fahrzeuge und andere Sachanlagen. Das Umlaufvermögen enthält dagegen Vermögensgegenstände wie z. B. Warenvorräte, Wertpapiere und Bankguthaben.
Auf der Passivseite ist das Kapital aufgelistet. Dieses besteht grundsätzlich aus Eigenkapital und Fremdkapital. Es zeigt also, woher das Kapital kommt. Das Eigenkapital umfasst neben dem Kapital, das die Inhaber eingeschossen haben, auch Gewinnrücklagen und den Jahresüberschuss. Das Fremdkapital repräsentiert die Schulden wie Kredite und Rückstellungen, aber auch Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten und Kreditgebern. Im Unterschied zu den Aktiva werden die Passiva nach Fristigkeit sortiert: Ganz oben steht das Kapital, das am wenigsten dringend zurückgezahlt werden muss. Das ist in der Regel das eigene Kapital. Unten steht, was dringend bezahlt werden muss.
Die Erfolgsrechnung ist zusammen mit der Bilanz ein zentrales Element der Buchführung. Mit der Erfolgsrechnung stellt man fest, ob die Firma in einem bestimmten Geschäftszeitraum (meistens ein Jahr) einen Gewinn oder einen Verlust erzielt hat. Basis dafür ist die Gegenüberstellung von Aufwand und Ertrag. Übersteigen die Erträge die Aufwände, hat das Unternehmen einen Gewinn erwirtschaftet. Im umgekehrten Fall resultiert ein Verlust.
Die Erfolgsrechnung bildet gemeinsam mit der Bilanz die Jahresrechnung eines Unternehmens. Diese Jahresrechnung ist obligatorisch und muss gemäss Obligationenrecht (OR) die «wirtschaftliche Lage des Unternehmens so darstellen, dass sich Dritte ein zuverlässiges Urteil bilden können».
Die tabellarisch dargestellte Erfolgsrechnung kann in mehrere Stufen unterteilt werden. In der einstufigen Variante lassen sich lediglich Einnahmen, Ausgaben und Gewinn schnell ablesen. Die mehrstufige Erfolgsrechnung dagegen folgt in der Gewinnberechnung einem Prozess in mehreren Schritten. Dies gewährt einen tieferen Einblick in die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens und führt zu einem besseren Verständnis der finanziellen Situation.
Eine empfehlenswerte Form der Erfolgsrechnung ist diejenige, die aus drei Stufen besteht:
- Stufe 1 umfasst den Warenertrag und den Warenaufwand. Dieser Teil der Tabelle führt zu einer Zwischensumme, die als «Bruttogewinn» bezeichnet wird.
- Stufe 2 zieht vom Bruttogewinn unter anderem Personalaufwand, Mietkosten und Abschreibungen ab. Daraus resultiert der Betriebsgewinn (oder -verlust).
- Stufe 3 berücksichtigt den Immobilienaufwand und -ertrag, den Wertschriftenaufwand/-ertrag sowie als letzte Position die direkten Steuern. Rechnet man alle Positionen zusammen, ergibt das den Unternehmensgewinn (oder -verlust).
Bei einer zweistufigen Erfolgsrechnung werden die Stufen 1 und 2 der dreistufigen zusammengelegt, um den Betriebsgewinn zu ermitteln. Einfache Zahlenbeispiele und mögliche Hilfsmittel finden Sie in unserem Artikel «Erfolgsrechnung».
Buchhaltung ist für viele Start-ups ein ungeliebtes Kind. Das muss nicht sein. Die kostenlose Business-Software unseres Partners Swiss21.org macht vieles einfacher.