Chi desidera acquistare un prodotto o un servizio da voi vuole sapere quanto costa e quali condizioni si applicano. Nelle boutique di abbigliamento, nei negozi di specialità gastronomiche o negli impianti di risalita di solito è chiaramente indicato a quale prezzo si ottenga una determinata prestazione. Tuttavia, per le imprese artigiane, di produzione e di servizi il prezzo spesso dipende da molti fattori. Per questo motivo, in questi settori è prassi comune specificare in un’offerta ciò che il cliente riceve al prezzo indicato. Creare un’offerta non è niente di eccezionale. Tuttavia vale la pena di prestare attenzione ad alcuni punti dato che l’offerta è l’inizio di una relazione commerciale. Di seguito troverete elencati i più importanti.

💡 Buono a sapersi

È possibile presentare un’offerta in forma orale o scritta . Si consiglia tuttavia la forma scritta. Questo è l’unico modo per dimostrare al di là di ogni dubbio cosa ha offerto il fornitore, a quale prezzo e in quale periodo di tempo. Se il cliente accetta l’offerta in una conferma dell’ordine, ad esempio, viene stipulato un contratto legalmente vincolante per entrambe le parti.

Prima di iniziare a scrivere l’offerta è consigliabile parlare con il cliente o la cliente, chiarire le esigenze e discutere le condizioni. Parlando con i clienti è possibile scoprire i loro interessi e le intenzioni specifiche e capire meglio quale servizio o prodotto sia più adatto alle loro esigenze. In uno scambio verbale solitamente è anche possibile chiarire l’entità del budget e le tempistiche, se non definitivamente, almeno a grandi linee.

Le offerte devono essere redatte in modo formale e descrivere le prestazioni in modo chiaro, preferibilmente sotto forma di elenco o di tabella. Se l’offerta può essere suddivisa in diverse fasi o aspetti specifici, è opportuno strutturarla in tal modo. La descrizione dei singoli prodotti e/o delle singole categorie di prestazioni deve essere il più possibile breve e dettagliata. Deve essere immediatamente chiaro ai clienti cosa ricevono.

Contenuti fondamentali di un’offerta

• Chiarezza: i prodotti e i servizi devono essere definiti nel modo più preciso possibile per evitare malintesi; eventualmente allegare le schede dei prodotti con le specifiche.
• Quantità e prezzi: prezzi unitari e/o tariffe orarie. Se non è possibile determinare in anticipo il tempo necessario o i costi di produzione, indicare che si tratta di stime e su che base si fondano. Indicare in modo trasparente eventuali sconti. La trasparenza e la comprensibilità sono fondamentali in questo aspetto del contenuto.
• Tempi di produzione/consegna: vanno indicati il più precisamente possibile, eventualmente specificando intervalli di tempo; nel caso di progetti di lunga durata indicare le fasi con i tempi e le condizioni di consegna previsti.
• Spedizione/imballaggio: indicare i costi corrispondenti, specificare il tipo di spedizione.
• Spese e commissioni: specificare i costi aggiuntivi per viaggio, pernottamento, vitto; soluzione molto diffusa: una percentuale fissa sui costi per le prestazioni proprie.
• Condizioni di pagamento: termini di pagamento e coordinate bancarie; nel caso di progetti di lunga durata specificare pagamenti parziali.
• Riferimento alle CG: Le aziende che dispongono di condizioni generali (CG) devono assolutamente farvi riferimento nell’offerta o allegarle all’offerta stessa.
• Ulteriori informazioni: le informazioni importanti al di là dei punti sopra citati, come ad esempio le informazioni sui diritti di utilizzo o le disposizioni per le spese supplementari, devono essere riportate in un documento separata; fare esplicito riferimento a questo documento nell’offerta.

È lecito chiedere un compenso per la preparazione di un’offerta?

Di solito non è consentito far pagare le offerte. Ma in alcuni casi è possibile. Potete addebitare il tempo e l’impegno necessari per la preparazione di un’offerta se ciò è consueto nel settore o se l’offerta comporta una molto lavoro per voi, ad esempio perché dovete effettuare rilievi topografici o disegnare progetti. Dovete assolutamente fare presente ai clienti che ne risulteranno delle spese da quantificare con esattezza.

La preparazione dell’offerta con il software appropriato è ancora più rapida che con i modelli in Excel e Word. Da un lato sono disponibili sul mercato programmi studiati esclusivamente per la creazione di offerte e fatture (e solitamente anche di diffide). Tuttavia, parte del lavoro viene ancora svolto manualmente.

Più complete sono soluzioni di software commerciali che coprono tutti i processi finanziari. Tutte le informazioni importanti vengono inserite automaticamente in un modello che dispone di ampie possibilità di strutturazione. Con un solo clic è possibile importare i dati degli indirizzi memorizzati, le posizioni dei prodotti e i moduli di testo. Con il nostro partner Swiss21.org potete ottenere gratuitamente questo pacchetto completo fino a un limite di 2100 documenti all’anno e 2100 contatti.

Non esiste una regola generale che stabilisca la data in cui è possibile effettuare un follow-up. Ciò dipende dal prodotto o servizio offerto, ma anche dal settore e dall’entità del progetto. Per quanto riguarda il follow-up, la regola generale è: attendere almeno 3 giorni, al massimo 14 giorni, a meno che il cliente non abbia indicato già in precedenza – come avviene di solito per i grandi progetti – quando prevede di inviare una risposta ai fornitori.

Quando chiedete maggiori particolari, ponete domande aperte a cui non si può rispondere con un sì o con un no, perché un no spesso fa terminare la conversazione. Le domande aperte sono, ad esempio, «Come valuta la nostra offerta?» o «Dove vede necessità di precisazione / ottimizzazione?».

Anche se si riceve un rifiuto, e soprattutto in tal caso, può essere utile chiedere al cliente o alla cliente il motivo. Le risposte vi forniranno informazioni importanti per progetti, richieste e offerte future.

Anche se la preparazione delle offerte non è niente di eccezionale, ci sono alcuni errori frequenti. Gli errori più comuni sono:

• Si presta troppo poca attenzione alle richieste più importanti dei clienti.
• Mancano i benefici e i vantaggi per il cliente.
• Viene trascurata la differenza tra offerta approssimativa e dettagliata.
• L’offerta non è chiara.
• Il calendario degli appuntamenti è poco preciso o troppo approssimativo.
• L'offerta arriva dopo la data concordata.