Diese Datenschutzinformation gilt für die Datenbearbeitung im Zusammenhang mit dem Abschluss, der Abwicklung und der Verwaltung von Mietverhältnissen durch die Baloise Asset Management AG, die Baloise Versicherung AG, die Baloise Leben AG, die Vorsorgestiftung der Baloise Versicherung AG, die Baloise Wohnbauten AG und die Drei Linden Immobilien AG (zusammen nachfolgend auch «Baloise» oder «wir» genannt; siehe Ziffer 2). Wir bearbeiten Ihre Personendaten (nachfolgend auch «Daten») oder die Daten anderer Personen, soweit dies für den Abschluss, die Abwicklung und die Verwaltung eines Mietverhältnisses notwendig ist.

«Personendaten» sind Daten, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen. «Besonders schützenswerte Personendaten» sind Personendaten, die das Gesetz aufgrund ihrer Sensibilität besonders schützt, z.B. Gesundheitsdaten. «Bearbeiten» bedeutet jeden Umgang mit Ihren Daten, insbesondere das Beschaffen, Aufbewahren, Verwenden, Bekanntgeben, Archivieren oder Löschen. Wir halten uns dabei an das Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG), die ausführende Verordnung (VDSG) sowie an möglich weitere im Einzelfall anwendbare Gesetze zum Datenschutz (z.B. die europäische Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO) oder datenschutzrechtlich relevante Bestimmungen des Schweizerischen Obligationenrechts.

Nachstehend zeigen wir Ihnen auf, welche Daten wir erheben, wofür wir diese verwenden und wie Ihre diesbezüglichen Rechte aussehen.

Wir bearbeiten nicht nur Daten von Mietinteressenten und Mietern, sondern auch Daten von Dritten, insbesondere von folgenden Personen (jeweils «Sie» genannt):

• Bevollmächtigten und Vertretern;
• Mitbewohnern und Untermietern;
• Besuchern unserer Liegenschaften;
• Kontaktpersonen von Unternehmenskunden, Lieferanten und Partnern sowie Amtsstellen und Behörden.

Wenn Sie uns Daten über Dritte übermitteln, gehen wir davon aus, dass Sie dazu befugt und dass diese Daten richtig sind. Bitte informieren Sie diese Dritten deshalb über die Bearbeitung ihrer Daten durch uns und übergeben Sie ihnen eine Kopie dieser Datenschutzinformation. Wenn wir Sie auf eine neue Fassung dieser Dokumente hinweisen, übergeben Sie bitte jeweils auch diese neuen Fassungen.

Unsere Mitarbeitenden werden regelmässig zum Datenschutz geschult und sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Zusätzlich wird die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen durch unsere Datenschutzfachstelle kontrolliert.

In der Baloise Gruppe gibt es für die hier beschriebene Datenbearbeitung die unten aufgeführten verantwortlichen Stellen. Die jeweils für Ihren konkreten Fall verantwortliche Stelle ist diejenige, die Sie mit der vorliegenden Datenschutzinformation kontaktiert hat.

• Baloise Asset Management AG
  Aeschengraben 21
  4051 Basel

• Baloise Versicherung AG
  Aeschengraben 21
  4051 Basel

• Baloise Leben AG
  Aeschengraben 21
  4051 Basel

• Vorsorgestiftung der Baloise Versicherung AG
  c/o Baloise Versicherung AG
  Aeschengraben 21
  4051 Basel

• Baloise Wohnbauten AG
  Aeschengraben 21
  4051 Basel

• Drei Linden Immobilien AG
  c/o Baloise Versicherung AG
  Aeschengraben 21
  4051 Basel

• Baloise Swiss Property Fund
  c/o Baloise Asset Management AG
  Aeschengraben 21
  4051 Basel

(nachfolgend «Baloise» oder «wir» genannt)

Sie können unsere Datenschutzfachstelle für Ihre Datenschutzanliegen und die Ausübung Ihrer Rechte gemäss Ziffer 9 wie folgt erreichen:

• Baloise Versicherung AG
  Datenschutzfachstelle
  Aeschengraben 21, Postfach
  4002 Basel
  E-Mail: datenschutz@baloise.ch

3.1 Allgemeines

Wir bearbeiten im Rahmen von Mietverhältnissen die nachfolgend beschriebenen Kategorien von Daten, wobei diese Aufzählung nicht abschliessend ist.

Wenn sich Daten im Laufe der Zeit ändern (z.B. aufgrund einer Adressänderung oder einer anderen Mutation), können wir neben dem aktuellen auch den früheren Stand aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weiterhin speichern.

3.2 Stammdaten

Als Stammdaten bezeichnen wir die Grunddaten, die wir neben den Vertragsdaten (Ziffer 3.3 nachfolgend) für die Abwicklung unserer vertraglichen Beziehungen oder für Marketing- und Werbezwecke benötigen. Zu den Stammdaten zählen insbesondere Kontaktinformationen (z.B. Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), persönliche Angaben (z.B. Geburtsdatum, Alter, Geschlecht, Nationalität, Daten aus Ausweisdokumenten), weitere Identifikationsdaten (z.B. UID-Nummer, Steueridentifikationsdaten) oder Angaben über Ihre Beziehung zu uns. Erfasst werden auch Kontoinformationen, unter anderem Angaben zur Bankverbindung (z.B. Kontonummern, Kreditkartendaten).

Auch Angaben zu den von der Datenbearbeitung mitbetroffenen Personen, wie beispielsweise Korrespondenzempfängern, Kontaktpersonen, Familienmitgliedern oder anderen im gleichen Haushalt lebenden Personen, gehören zu den Stammdaten.

Wenn Sie eine Kontaktperson eines Unternehmens sind, mit dem wir in einem Mietverhältnis stehen, bearbeiten wir ebenfalls Daten über Sie (z.B. Name und Adresse, Angaben zu Titeln, zur Funktion im Unternehmen, zu Qualifikationen und gegebenenfalls Angaben über Vorgesetzte und Mitarbeitende).

Wir erhalten Stammdaten von Ihnen selbst oder von Dritten, wie namentlich von Anbietern für Bonitäts- und Wirtschaftsauskünfte, Arbeitgebern, Einwohnerämtern, unseren Vertragspartnern, Maklern, Gesellschaften der Baloise Gruppe und aus öffentlichen Registern (z.B. dem Handelsregister, Betreibungsregister, Grundbüchern).

3.3 Vertragsdaten

Vertragsdaten sind Daten, die im Zusammenhang mit einem Vertragsabschluss bzw. der Vertragsabwicklung anfallen. Zu den Vertragsdaten zählen Daten aus Anfangsmietzinsformularen, Verträgen und Angaben aus vorvertraglichen Verhältnissen, wie namentlich Angaben aus Mietinteressentenformularen, sowie Angaben aus weiteren bestehenden Verträgen (z.B. Art und Datum des Vertragsabschlusses und weitere Angaben über den betreffenden Vertrag, Mietzins, Vertragsdauer, Angaben bei der Rechnungsstellung sowie weiteren vertraglichen Verhältnissen im Zusammenhang mit Mietverträgen).

Zu den Vertragsdaten gehören auch Finanzdaten, d.h. Angaben über Einkommen aus Berufstätigkeit, Angaben zu Ihrer Bonität (d.h. Informationen, die Schlüsse über die Wahrscheinlichkeit zulassen, dass Forderungen beglichen werden) und über das Zahlungsverhalten (d.h. Angaben bezüglich Mahnungen und Inkasso von Forderungen).

Wir erheben Vertragsdaten in der Regel direkt bei Ihnen, von Vertragspartnern und von in die Abwicklung des Vertrags involvierten Dritten, aber auch von Drittquellen (z.B. Anbietern von Bonitätsdaten) und aus öffentlich zugänglichen Registern (z.B. Überprüfung von Betreibungsregisterauszügen). Dabei erheben wir diese Daten – soweit für die Anbahnung, den Abschluss und die Durchführung eines Mietvertrags notwendig – insbesondere auch bei den von Ihnen angegebenen Referenzpersonen sowie bei Finanzdienstleistern oder Wirtschaftsauskunfteien.

Zu den Vertragsdaten gehören ferner Daten, die wir aus öffentlich verfügbaren Quellen und Registern oder von Behörden im Rahmen der Betrugs-, Geldwäscherei- und Terrorismusbekämpfung beziehen (z.B. von Sanktionslisten).

3.4 Kommunikationsdaten

Wenn Sie mit uns über das Mietinteressentenformular, unseren Kundendienst, per E-Mail, Telefon oder Chat, brieflich oder über sonstige Kommunikationsmittel in Kontakt stehen, erfassen wir die mit Ihnen ausgetauschten Daten, einschliesslich Ihrer Kontaktdaten und der Randdaten der Kommunikation.

Wenn wir Telefongespräche aufzeichnen, weisen wir Sie unter Angabe des Zwecks besonders darauf hin. Wenn Sie keine Aufzeichnung wünschen, weisen Sie uns bitte darauf hin oder beenden Sie Ihre Teilnahme.

Wir erheben im Rahmen der Kommunikation mit Ihnen, beispielsweise wenn Sie ein Auskunftsbegehren stellen, teilweise auch Daten zur Feststellung Ihrer Identität (z.B. Informationen aus amtlichen Ausweisdokumenten), um zu verhindern, dass wir Auskünfte an unberechtigte Dritte erteilen.

3.5 Verhaltens- und Präferenzdaten

Um Ihnen einen bestmöglichen Service anzubieten und um Sie in Bezug auf unsere Mietobjekte und Dienstleistungen optimal beraten und betreuen zu können, möchten wir Ihre Präferenzen erkennen und Ihren Bedarf ermitteln. Dazu erheben und nutzen wir Daten über Ihr Verhalten bei Interaktionen mit uns und über die Vorlieben, die Sie uns mitteilen oder die wir ermitteln.

Verhaltensdaten sind Angaben zu bestimmten Handlungen, namentlich zur Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel (z.B. ob und wann Sie eine E-Mail geöffnet haben), zur Nutzung unserer Websites (weitere Informationen dazu auf baloise.ch/datenschutz), Art und Weise des Bezugs von Dienstleistungen, zu Ihrer Interaktion mit unseren Social-Media-Profilen und zu Ihrer Teilnahme an Gewinnspielen, Wettbewerben und Veranstaltungen. Präferenzdaten geben uns Aufschluss darüber, welche Bedürfnisse Sie haben und welche Produkte oder Dienstleistungen auf Ihr Interesse stossen könnten. Wir beziehen diese Angaben aus der Analyse bestehender Daten wie beispielsweise Verhaltensdaten, damit wir unsere Angebote genauer auf Sie ausrichten können. Zur Verbesserung der Qualität unserer Analysen können wir diese Daten mit weiteren Daten verknüpfen, die wir von Dritten wie etwa Ämtern und öffentlich zugänglichen Quellen beziehen, beispielsweise mit Angaben zu Ihrer Haushaltsgrösse, Einkommensklasse und Kaufkraft, soziodemografischen Daten, Einkaufsverhalten und Kontaktdaten von Angehörigen.

3.6 Sonstige Daten

Es ist möglich, dass wir Daten von Ihnen auch in weiteren Situationen erheben. Im Zusammenhang mit behördlichen oder gerichtlichen Verfahren etwa fallen Daten an (z.B. Akten, Beweismittel), die sich auch auf Sie beziehen können. Aus Gründen des Gesundheitsschutzes können wir ebenfalls Daten erheben (z.B. im Rahmen von Schutzkonzepten).

Wir können Fotos, Videos und Tonaufnahmen erhalten oder herstellen, in denen Sie erkennbar sein können (z.B. in Hauseingängen oder an Anlässen durch Sicherheitskameras etc.). Dabei werden Sie immer um Ihre Einwilligung gebeten bzw. Sie werden vorgängig entsprechend informiert. Wir können zu Sicherheitszwecken auch Daten darüber erheben, wer wann ein bestimmtes Gebäude betritt oder entsprechende Zugangsrechte hat (z.B. bei Zugangskontrollen oder gestützt auf Registrierungsdaten oder Besucherlisten etc.), wer wann an Anlässen oder Aktionen (z.B. Wettbewerben) teilnimmt oder wer wann unsere Infrastruktur und unsere Systeme verwendet.

Wir beziehen die hier genannten Daten in erster Linie von Ihnen, aber auch von Dritten (z.B. Behörden) sowie teilweise von unseren Gesellschaften der Baloise Gruppe.

Ihre Daten werden von uns nur für diejenigen Zwecke bearbeitet, welche wir Ihnen bei deren Erhebung aufgezeigt haben, oder zu welchen wir gesetzlich verpflichtet oder berechtigt sind. Weitere Angaben zu den Grundlagen unserer Bearbeitung finden Sie in Ziffer 5.

4.1 Vorvertragliche Massnahmen, Vertragsabschluss, Vertragsabwicklung

Im Vorfeld eines Vertragsabschlusses bearbeiten wir Ihre Daten zur Durchführung des Mietbewerbungsverfahrens, um Ihnen die gewünschte Besichtigung des Mietobjektes und die entsprechende Beratung anzubieten sowie um Sie in diesem Zusammenhang zu kontaktieren. Wenn Sie mit uns in Kontakt treten, um beispielsweise einen Besichtigungstermin zu vereinbaren, oder Fragen zu einem Mietobjekt haben, bearbeiten wir Ihre Daten je nach Gegenstand Ihrer Anfrage. Dabei können wir auf Ihre bereits bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zurückgreifen.

Im Rahmen der Anbahnung eines Mietvertrags werden Personendaten – insbesondere Stammdaten, Vertragsdaten und Kommunikationsdaten – von Mietinteressenten erhoben, oder sie ergeben sich aus einer Kommunikation. Bewerben Sie sich als Mieter einer unserer Objekte, benötigen wir Ihre Angaben zudem zur Einschätzung und Beurteilung des von uns zu übernehmenden Risikos (gegebenenfalls auch unter Beizug von Dritten, z.B. Gesellschaften der Baloise Gruppe). Für den Abschluss des Mietvertrags können wir unter anderem Angaben zu Ihrer Person (z.B. Angaben zur Identität und zur Staatsangehörigkeit), Angaben zu Ihren finanziellen Verhältnissen und Ihrer Solvenz (z.B. Angaben zu Beruf, Einkommen, Arbeitgeber und hängigen Betreibungen), Angaben zu Ihren Wohnverhältnissen (z.B. Probleme während des Mietverhältnisses und Grund der Auflösung des Mietverhältnisses, Anzahl Mitbewohner und Nutzungszweck) sowie Angaben zu Haustieren und Musikinstrumenten erheben und bearbeiten. Ebenfalls im Zusammenhang mit dem Vertragsabschluss können Bonitäts- und Wirtschaftsauskünfte sowie, bei den vom Mieter angegebenen Personen, Referenzauskünfte eingeholt werden.

Kommt die Vertragsbeziehung zustande, bearbeiten wir Ihre Daten zur Durchführung des Vertragsverhältnisses, insbesondere zur Erbringung und Einforderung vertraglicher Leistungen, z.B. zur Verwaltung der Mieterbeziehung, zur Rechnungsstellung sowie zur Kommunikation mit Ihnen. Dazu gehören auch die Beratung und Mieterbetreuung, die Durchsetzung von Rechtsansprüchen aus Verträgen (Inkasso, Gerichtsverfahren etc.) sowie die Buchführung und die Beendigung von Verträgen. Wir bearbeiten in diesem Rahmen insbesondere Stamm-, Vertrags- und Kommunikationsdaten.

Kommt die Vertragsbeziehung nicht zustande, so können wir Sie mit Ihrer Einwilligung während eines Jahres in eine Warteliste oder Interessentendatenbank für weitere Mietobjekte aufnehmen.

Falls Sie keine Aufbewahrung Ihrer Daten zu diesem Zweck wünschen, können Sie eine Einwilligung verweigern oder widerrufen (siehe Kontaktadresse in Ziffer 9).

Bei der Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen, z.B. im Verhältnis zu externen Makler- und Verwaltungsgesellschaften, die unsere Mietobjekte betreuen, bearbeiten wir ebenfalls insbesondere Stamm- und Vertragsdaten zur Vertragsanbahnung und -abwicklung.

4.2 Immobilienbewirtschaftung

Zur Verwaltung und Bewirtschaftung unserer Immobilien sowie deren technischen Anlagen und Einrichtungen können wir Ihre Daten bearbeiten. Diese benötigen wir insbesondere zur Liegenschaftsbuchhaltung sowie um mit Mietinteressenten und Mietern zu kommunizieren, (Erst-)Mieter zu gewinnen, Mietverträge abzuschliessen, abzuwickeln und aufzulösen, Mietobjekte zu besichtigen und zu übergeben, Namensschilder zu bestellen, Mieterwechsel zu melden, Mieter während des Mietverhältnisses zu betreuen, Wohnungsprotokolle und Mieterspiegel zu erstellen, den Mieterlebensweg zu begleiten, Liegenschafts- und Vermietungsdokumentationen zu pflegen, Kautionsvereinbarungen abzuschliessen und Kautionskonten zu eröffnen, den Zahlungsverkehr abzuwickeln, Betreibungen einzuleiten, Ansprüche vor Gerichten und Behörden geltend zu machen und durchzusetzen, Störungen zu beheben und Servicebestellungen zu erfassen, zu beauftragen oder zu erledigen. Zur Durchführung von Sicherheitskontrollen, Reparaturen, Instandsetzungs-, Instandhaltungs- und Modernisierungsarbeiten sowie zur Schadenmeldung, -behebung und -abwicklung können wir Ihre Daten auch an Dritte weitergeben (z.B. Handwerker, Versicherer, Hauswart). Im Einzelfall kann es notwendig sein, dass wir oder Dritte (z.B. Bewirtschafter, Planer, Netzbetreiber) Zugang zu Ihrem Mietobjekt erhalten. Zu Beweis- und Dokumentationszwecken können von Schäden am oder im Mietobjekt Fotos- oder Videoaufnahmen gemacht werden (z.B. Bildaufnahme von Schimmelschaden). Zum Zwecke der Prüfung und Zuteilung des Netzanschlusses können wir Ihre Daten auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses bearbeiten sowie Telekommunikations- und IT-Unternehmen offenlegen. Wir bearbeiten zu diesem Zweck insbesondere Ihre Stamm-, Vertrags- und Kommunikationsdaten sowie Daten aus Abrechnungen, Protokollen, Akten, Foto- und Videoaufnahmen.

4.3 Asset- und Portfoliomanagement im Bereich Immobilien

Zur Gewährleistung einer reibungslosen Verwaltung unserer Immobilien können wir Ihre Daten im Rahmen des Asset- und Portfoliomanagements im Bereich Immobilien bearbeiten. Die konkreten Zwecke der Datenbearbeitung ergeben sich aus der jeweiligen Dienstleistung (z.B. Erstellung von Bedarfsanalysen, Bewertungen und Auswertungen, Vermögensverwaltung und -betreuung). Zur Optimierung unserer Investment-, Portfolio- und Risikomanagementstrategie können wir Angaben zu Ihrer Person und Kontaktinformationen an Immobilienbewerter weitergeben, welche vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. Dabei bearbeiten wir insbesondere Ihre Stamm-, Vertrags- und Kommunikationsdaten.

4.4 Liegenschaftshandel

Im Prozess rund um den Verkauf unserer Immobilien verwenden wir Ihre Daten unter anderem für die Erstellung von Verkaufsdossiers, das Aufsetzen des Kaufvertrags mit einem Notar, die öffentliche Beurkundung und die Übergabe des Objekts. Dabei bearbeiten wir insbesondere Stamm- und Vertragsdaten (z.B. Mietvertragsdaten, Kaufvertragsdaten, Daten aus privatrechtlichen Vereinbarungen, Daten aus Reglementen einer Stockwerkeigentümergemeinschaft), Angaben aus öffentlich zugänglichen Registern (z.B. Grundbuchauszügen) sowie Angaben aus Mieterspiegeln (z.B. Name, Mietzins, Einzugsdatum). Wir bearbeiten zu diesen Zwecken insbesondere Ihre Stamm- und Vertragsdaten.

4.5 Bau und Entwicklung

Im Rahmen der Planung und Realisierung von Bauprojekten sowie unter anderem bei der Mängelbehebung, Gebäudezustandsanalyse, Bauadministration, Submission und Vergabe von Aufträgen bearbeiten wir und beauftragte Dritte insbesondere Angaben zu Ihrer Person (z.B. Anschrift, Name, Adresse) sowie Angaben zu Ihrem Bankkonto (z.B. Bankkontonummer), um mit Ihnen in Kontakt zu treten und allfällige Inkonvenienzentschädigungen auszubezahlen.

4.5 Ladestation für Elektro- und Plug-in-Hybrid-Fahrzeuge

Wir können Ihre Daten bearbeiten, um Ihnen unsere intelligente Ladelösung für Elektromobilität anzubieten sowie um gegebenenfalls eine Ladestation in Betrieb zu setzen und zu unterhalten. Zur Bereitstellung einer gebrauchsfähigen und sicheren Ladestation sowie zur Rechnungsstellung und zum Support können wir Ihre Daten an Dritte, insbesondere an unsere mit der Lieferung und Abrechnung von Energie beauftragten Partner, weitergeben, welche vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet sind (bei den betreffenden Daten handelt es sich z.B. um Name, Adresse, Nummer der Ladestation, Art des Ladevorgangs). Zu diesen Zwecken bearbeiten wir insbesondere Ihre Stamm-, Vertrags- und Kommunikationsdaten sowie Daten, welche Zeitpunkt, Ort und Dauer des Ladevorgangs betreffen.

4.6 Schutz von Sachen und Personen

Zur Verhinderung von Sachbeschädigungen und zum Schutz von Personen können wir Videokameras und andere Überwachungssysteme (z.B. Einbaukamera im Panel der Klingelknöpfe) einsetzen sowie die entsprechenden Aufnahmen einsehen und auswerten. Diese Systeme werden gegebenenfalls so installiert, dass nur die für diesen Zweck notwendigen Bilder aufgenommen werden. Die Mieter und weitere die betroffene Liegenschaft betretende Personen werden mit einem Hinweisschild auf die Videoüberwachung aufmerksam gemacht.

4.7 Statistische Auswertung und Datenanalyse

Daten, welche wir für statistische Auswertungen und Datenanalysen benötigen, werden aggregiert und ermöglichen keinen Rückschluss mehr auf Ihre Person. Die aggregierten Daten werden für die Erstellung von mieterspezifischen Statistiken oder für themenspezifische Auswertungen und Datenanalysen sowie für den Portfolioreport benötigt. Die Daten aller bestehenden Verträge – ebenfalls ohne Möglichkeit des Rückschlusses auf Ihre Person – nutzen wir zudem für die Erfüllung unserer mietvertraglichen Verpflichtungen, eine Betrachtung des gesamten Mieterstamms sowie für das Reporting von Energiedaten (z.B. im Rahmen der CO2-Reduktion).

4.8 Marketing und Beziehungspflege

Wir können Ihre Daten dazu verwenden, Ihnen Werbung über unsere Produkte und Leistungen sowie diejenigen der zur Baloise Gruppe gehörenden Gesellschaften und Kooperationspartner zuzustellen, z.B. in Form von Newslettern oder anderen regelmässigen Kontakten (per E-Mail oder per Post, telefonisch oder im Rahmen von weiteren Marketingaktionen wie z.B. Wettbewerben, Events). Dazu verwenden wir insbesondere Ihre Kommunikationsdaten.

Damit unsere Angebote Ihren Bedürfnissen und Interessen besser entsprechen, personalisieren wir einige unserer Mitteilungen, um eine individuelle Ansprache zu ermöglichen. Wir verknüpfen dazu insbesondere Stamm-, Vertrags-, Verhaltens- und Kommunikationsdaten – und ermitteln Präferenzdaten als weitere Grundlage der Personalisierung. Wir können auch Interessenprofile über Sie erstellen und Sie in Werbegruppen einteilen.

Falls Sie keine Bearbeitung Ihrer Daten zu Marketingzwecken wünschen, können Sie uns dies mitteilen (siehe Kontaktadresse in Ziffer 9).

4.9 Marktforschungszwecke

Wir sind bestrebt, unsere Dienstleistungen kontinuierlich weiterzuentwickeln, um dadurch Ihren Bedürfnissen zu entsprechen. Wir kontaktieren Sie daher zu Marktforschungszwecken und verwenden die Ergebnisse in anonymisierter Form für diverse Fragestellungen im Unternehmen. Für die Feststellung der Mieterzufriedenheit können wir Sie zu Ihren Erfahrungen mit uns befragen. Ihre Antworten verwenden wir auch, um Sie persönlich zu kontaktieren, Ihre Anliegen aktiv zu bearbeiten und unsere internen Prozesse zu verbessern. Wir erheben, speichern und bearbeiten Ihre Daten zudem für die Evaluation, Verbesserung und Neuentwicklung unserer Produkte und Dienstleistungen. Dabei analysieren wir, welche Produkte von welchen Personengruppen genutzt werden und welche Anpassungen zukünftig nötig wären. Die Ergebnisse dieser Analysen werden weitgehend in pseudonymisierter oder anonymisierter Form durchgeführt. Dazu bearbeiten wir die vorher beschriebenen Stamm-, Verhaltens- und Präferenzdaten sowie auch Kommunikationsdaten.

4.10 Gesetzliche und regulatorische Verpflichtungen

Zur Einhaltung von Gesetzen und regulatorischen Verpflichtungen (z.B. Geldwäschereiabklärungen, internationaler Steueraustausch) müssen wir Ihre Daten näheren Abklärungen (z.B. im Hinblick auf Identität, wirtschaftliche Berechtigung an Geldern oder Beteiligungsverhältnisse an Unternehmen sowie zum automatisierten Abgleich mit externen Watchlisten) unterziehen und teilweise innerhalb der Baloise Gruppe austauschen. Wir können in bestimmten Fällen verpflichtet sein, Meldung an Behörden zu erstatten oder Unterlagen offenzulegen. Im Rahmen von internen und externen Ermittlungen, z.B. durch Strafverfolgungs- oder Aufsichtsbehörden oder eine beauftragte private Stelle, können Personendaten von Ihnen bearbeitet werden.

4.11 Weitere Zwecke

Wir können Ihre Daten auch für weitere Zwecke, namentlich im Rahmen unserer internen Abläufe und unserer Administration, bearbeiten. Hierzu gehören Schulungs-, Ausbildungs- und Administrativzwecke (etwa die Verwaltung von Stammdaten, die Buchhaltung, die Datenarchivierung und die Verwaltung sowie laufende Verbesserung der IT-Infrastruktur), die Wahrung unserer Rechte (z.B. um Ansprüche gerichtlich, vor- oder aussergerichtlich und vor Behörden im In- und Ausland durchzusetzen oder uns gegen Ansprüche zu verteidigen, etwa durch Beweissicherung, rechtliche Abklärungen und die Teilnahme an gerichtlichen oder behördlichen Verfahren) sowie die Evaluation und Verbesserung interner Abläufe. Im Rahmen der Unternehmensentwicklung können wir auch Geschäfte, Betriebsteile oder Unternehmen an andere Unternehmen verkaufen oder von solchen erwerben oder Partnerschaften eingehen, was ebenfalls zum Austausch und zur Bearbeitung von Daten aus dem Mietverhältnis führen kann.

Soweit wir Sie für bestimmte Formen der Bearbeitungen um Ihre Einwilligung bitten, informieren wir Sie gesondert über die entsprechenden Zwecke der Bearbeitung. Einwilligungen können Sie jederzeit durch schriftliche Mitteilung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Sobald wir die Mitteilung über den Widerruf Ihrer Einwilligung erhalten haben, werden wir Ihre Daten nicht mehr für die Zwecke bearbeiten, denen Sie ursprünglich zugestimmt haben. Durch den Widerruf Ihrer Einwilligung wird die Rechtmässigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Bearbeitung nicht berührt.

Sofern wir Sie nicht um Ihre Einwilligung für eine Bearbeitung bitten, stützen wir die Bearbeitung Ihrer Daten darauf, dass die Bearbeitung für die Anbahnung oder Abwicklung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist oder dass wir oder Dritte ein berechtigtes Interesse daran haben, namentlich um die vorstehend unter Ziffer 4 beschriebenen Zwecke und die damit verbunden Ziele zu verfolgen und entsprechende Massnahmen durchzuführen. Zu unseren berechtigten Interessen gehört auch die Vermarktung unserer Produkte und Dienstleistungen.

Zudem können wir die Datenbearbeitung teilweise auch auf eine gesetzliche Grundlage stützen, welche uns zur Bearbeitung von Personendaten berechtigt (z.B. Pflicht zur Mitteilung von Mietzinserhöhungen auf amtlich genehmigtem Formular).

Zu den in Ziffer 4 genannten Zwecken können wir Ihre Daten auch automatisiert, d.h. elektronisch, bearbeiten und auswerten, um bestimmte persönliche Merkmale oder Verhaltensweisen zu bewerten (sogenanntes Profiling). Dazu gehört z.B. die automatisierte Datenbearbeitung zur Bekämpfung der Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung sowie zur Bonitätsprüfung).

Stützen wir unsere Entscheidungen ausschliesslich auf eine automatisierte Datenbearbeitung (sogenannte automatisierte Einzelentscheidungen) und haben solche Entscheidungen Ihnen gegenüber negative Rechtswirkungen oder erhebliche Nachteile (z.B. Vertragsabschluss, Kündigung, Bonitätsrisikoausschlüsse) zur Folge oder beeinträchtigen Sie in ähnlicher Weise erheblich, informieren wir Sie in geeigneter Weise darüber und teilen Ihnen separat mit, dass Sie die entsprechende Entscheidung bei Bedarf von uns überprüfen lassen können.

Im Zusammenhang mit den in Ziffer 4 vorstehend aufgeführten Zwecken können wir Ihre Personendaten auch an Dritte übermitteln, insbesondere an die nachfolgend kategorisierten Empfänger:

7.1 Gesellschaften der Baloise Gruppe

Sofern es für den Vertragsabschluss bzw. die Vertragsabwicklung notwendig ist, kann ebenfalls ein Datenaustausch mit anderen zur Baloise Gruppe gehörenden Gesellschaften («Konzerngesellschaften») stattfinden.

Zur Einhaltung von gesetzlichen Verpflichtungen (z.B. im Zusammenhang mit Abklärungen zur Bekämpfung der Geldwäscherei) übermitteln wir teilweise ebenfalls Daten an Gesellschaften der Baloise Gruppe (siehe Ziffer 4.10).

Wir verwenden Ihre Kontaktdaten sowie Vertragsgrunddaten auch für auf Sie zugeschnittene Angebote zu Produkten und Leistungen der Konzerngesellschaften sowie anderer zur Baloise Gruppe gehörenden Unternehmen in der Schweiz. Sie nehmen zur Kenntnis, dass wir diesen Gesellschaften dazu die vorstehend genannten Daten zugänglich machen können.

Um Ihnen Angebote zu Produkten und Dienstleistungen zu unterbreiten oder dafür zu werben, können wir Ihre Stamm- und Vertragsdaten sowie Verhaltens- und Präferenzdaten auch innerhalb der Baloise Gruppe (z.B. Baloise Bank) für die Kontaktaufnahme und das Angebot von individuellen Angeboten weitergeben.

Falls Sie keine Verwendung oder Weitergabe Ihrer Daten zu diesen Zwecken wünschen, können Sie uns dies mitteilen bzw. eine Einwilligung verweigern oder widerrufen (siehe Kontaktadresse in Ziffer 9).

Sie können die Liste der Gesellschaften der Baloise Gruppe über die in Ziffer 9 unten angegebene Adresse oder E-Mail-Adresse anfordern.

7.2 Dienstleister

Um die effiziente und sorgfältige Verwaltung unserer Immobilien sicherzustellen, können wir Aufgaben, insbesondere im Rahmen der administrativen, technischen und finanziellen Verwaltung, an rechtlich selbstständige Unternehmen im In- und Ausland – einschliesslich «Datenverarbeitern» – übertragen (z.B. Vermögensverwalter, Vermittler, Treuhänder, Asset- und Portfoliomanager, IT-Hardware, Software, Beratungsdienstleister). Dabei werden gegebenenfalls die bei uns über Sie angelegten Daten zu den in Ziffer 4 genannten Zwecken weitergegeben. Diese Dienstleister werden vertraglich verpflichtet, sich an unsere festgelegten Zwecke der Datenbearbeitung sowie an das anwendbare Datenschutzrecht zu halten.

Wenn wir Ihre Daten an Dienstleister übermitteln, welche in unserem Auftrag Daten bearbeiten (sogenannte «Datenverarbeiter»), treffen wir Massnahmen, um sicherzustellen, dass unsere regulatorischen Standards eingehalten werden und Ihre Daten angemessen geschützt sind. Unsere Dienstleister sind verpflichtet, einer Reihe von technischen und organisatorischen Sicherheitsmassnahmen zu entsprechen (z.B. Massnahmen bezüglich Informationssicherheitsmanagement, Informationssicherheitsrisikobewertung, Informationssicherheit). Soweit vertraglich oder gesetzlich vorgesehen, können solche Dienstleister ihrerseits zu den gleichen Bedingungen Dritte beiziehen.

7.3 Kaufinteressenten und Käufer

Beim Verkauf unserer Immobilien können wir allfälligen Kaufinteressenten oder Käufern Ihre Daten offenlegen, sofern diese Aufschluss über einen wertbildenden Faktor, wie beispielsweise die Art und Zusammensetzung der Mieter, die Auslastung der Immobilie sowie die Höhe der Mietzinse, geben und das Verkaufsobjekt zur Abgabe eines verbindlichen Angebots von der potenziellen Käuferschaft im Detail geprüft werden muss. Insbesondere können wir dabei Angaben aus Mietverträgen, Mieterspiegeln, Liegenschafts- und Mieterdokumentationen an Kaufinteressenten oder Käufer weitergeben.

7.4 Mietinteressenten und Nachmieter

Im Rahmen der Neuvermietung eines Mietobjekts legen wir, gestützt auf Ihre Einwilligung zur Organisation und Durchführung von Wohnungsbesichtigungen, Ihre Daten (z.B. Name, Telefonnummer, Adresse) allfälligen Mietinteressenten offen. Dies kann auch über die Anbieterin einer digitalen Plattform geschehen, die den Wiedervermietungsprozess erleichtert.

Wenn Sie daran interessiert sind, Mobiliar an einen neuen Mieter weiterzugeben, können wir diesem mit Ihrer Einwilligung Ihre Kontaktdaten mitteilen, damit er Sie diesbezüglich kontaktieren kann.

7.5 Makler

Falls Sie hinsichtlich Ihres Mietvertrags von einem Makler betreut werden, erhält dieser die für Ihre Betreuung und Beratung sowie die Vermarktung unseres Mietobjekts notwendigen Angaben (z.B. Vertragslaufzeit, Mietzins, Vertragserfüllung und -beendigung) aus den bei uns über Sie angelegten Daten. Wir halten uns dabei an Ihre dem Makler gegenüber erteilte Vollmacht. Makler sind gesetzlich und vertraglich verpflichtet, die Bestimmungen des Datenschutzgesetzes zu beachten.

7.6 Amtsstellen und Behörden

Ihre Daten können wir auch an Amtsstellen, Gerichte und andere Behörden im In- und Ausland weitergeben, wenn wir dazu rechtlich verpflichtet oder berechtigt sind oder dies zur Wahrung unserer Interessen als erforderlich erscheint. Dazu gehören die Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten (z.B. Mitteilung von Mietzinserhöhungen und anderen einseitigen Vertragsänderungen durch die Vermieterschaft), die Wahrnehmung von Rechten (z.B. Anmeldung zur Vormerkung eines Mietverhältnisses im Grundbuch), die Abwehr von Forderungen und die Erfüllung rechtlicher Anforderungen (z.B. im Rahmen behördlicher, gerichtlicher sowie vor- und aussergerichtlicher Verfahren und im Rahmen gesetzlicher Informations- und Mitwirkungspflichten).

Eine Datenbekanntgabe erfolgt auch, wenn wir von öffentlichen Stellen Informationen beziehen (z.B. bei der Überprüfung einer Adresse).

7.7 Weitere Dritte

Bei der Prüfung Ihrer Bonität mit Hilfe von Wirtschaftsauskunfteien und bei der Beauftragung von Inkassogesellschaften (z.B. zur Einforderung von ausstehenden Zahlungen) können wir diesen Unternehmen Ihre Daten (betreffend vor und während der Vertragslaufzeit eintretende Veränderungen des Zahlungsverhaltens) zugänglich machen. Dabei besteht unser berechtigtes Interesse darin, Zahlungsverzüge und -ausfälle des Mietzinses zu vermeiden. Diese Unternehmen speichern die Daten zu Ihrer Person und können diese im Rahmen ihrer Tätigkeit einem anderen Vertragspartner mitteilen, sofern dieser ein berechtigtes Interesse an der Datenübermittlung im Einzelfall glaubhaft dargelegt hat.

Wenn ein anderer Mieter der Liegenschaft Ihres Mietobjekts Einsicht in den Mieterspiegel verlangt, um die Zulässigkeit seines Mietzinses bzw. einer Mietzinserhöhung zu überprüfen, können wir ihm diesen offenlegen. Darin können sich gegebenenfalls auch Ihre Daten befinden (z.B. Mietzins, Einzugsdatum).

Ihre Daten können zu den vorerwähnten Zwecken zudem weiteren Empfängern (z.B. Handwerkern, Versicherern, Hauswarten, Lieferanten, Bewirtschaftern, Banken, Planern, Telekommunikations- und IT-Unternehmen, Liegenschaftsbewertern, Partnern von Energie- und Abrechnungslösungen, Beteiligten in Gerichtsverfahren oder Erwerbern von Vermögenswerten oder Geschäftsbereichen der Baloise) bekannt gegeben werden. Weitere Personen sind insbesondere Empfänger einer Zahlung, Bevollmächtigte, Korrespondenzbanken, andere Finanzinstitute und weitere an einem Rechtsgeschäft beteiligte Stellen.

Bei der Bearbeitung Ihrer Daten gemäss Ziffer 7 oben können Ihre Daten auch ins Ausland übermittelt werden, z.B. bei der Weiterleitung von Personendaten an andere Gesellschaften der Baloise Gruppe oder an Dienstleister. Unter Umständen übermitteln wir auch Daten an Dritte im Ausland, die an der Vertragsabwicklung beteiligt sind (z.B. an Behörden und Gerichte), sowie an weitere Stellen wie ausländische Steuerbehörden.

Ihre Daten können daher weltweit bearbeitet werden, auch ausserhalb der Schweiz oder der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (d.h. auch in sogenannten Drittstaaten wie z.B. den USA). Viele Drittstaaten verfügen derzeit nicht über Gesetze, die ein dem anwendbaren Datenschutzrecht entsprechendes Datenschutzniveau gewährleisten. Wir treffen deshalb die gesetzlich geforderten, vertraglichen Vorkehrungen sowie weitere Massnahmen (z.B. Pseudonymisierung), um das Risiko staatlicher, durch ausländische Gesetzgebung autorisierter Zugriffe im Ausland zu reduzieren.

Sie haben nach Massgabe des anwendbaren Datenschutzrechts folgende Rechte:

• Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir Ihre Personendaten bearbeiten, und falls ja, um welche Daten es sich handelt;
• Sie können von uns die Berichtigung unrichtiger Daten oder die Ergänzung unvollständiger Daten verlangen;
• Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit wir nicht aufgrund geltender Gesetze und Vorschriften zur Aufbewahrung Ihrer Daten verpflichtet oder ermächtigt sind;
• Sie können verlangen, dass die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten herausgegeben oder in einem gängigen elektronischen Format an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden, sofern die Bearbeitung auf automatisiertem Weg erfolgt, Sie in die Bearbeitung eingewilligt haben oder Ihre Daten für den Abschluss oder die Abwicklung des Mietvertrags bearbeitet werden;
• In Fällen, in denen die Datenbearbeitung auf Ihrer Einwilligung basiert, haben Sie das Recht, diese jederzeit für die Zukunft zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmässigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenbearbeitung nicht berührt;
• Sie haben gegebenenfalls das Recht, der Bearbeitung Ihrer Daten, insbesondere für Zwecke des Direktmarketings, des für die Direktwerbung betriebenen Profilings und weiterer berechtigter Interessen an der Bearbeitung, zu widersprechen;
• Sie haben das Recht, bei automatisierten Einzelentscheidungen (siehe Ziffer 6 vorstehend) Ihren Standpunkt darzulegen und zu verlangen, dass die Entscheidung von einer natürlichen Person überprüft wird;
• Sie haben zudem das Recht, sich mit einer Beschwerde an unsere Datenschutzfachstelle oder an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden, wenn Sie mit unserem Umgang mit Ihren Rechten nicht einverstanden sind. Sie erreichen die Schweizer Aufsichtsbehörde unter edoeb.admin.ch. Beachten Sie bitte, dass diese Rechte gesetzlichen Voraussetzungen unterstehen und dass Ausnahmen sowie Einschränkungen gelten. Insbesondere müssen wir Ihre Personendaten gegebenenfalls weiterbearbeiten und speichern, um einen Vertrag mit Ihnen zu erfüllen, eigene schutzwürdige Interessen zu wahren, wie etwa die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, oder um gesetzliche Verpflichtungen einzuhalten. Soweit rechtlich zulässig, insbesondere zum Schutz der Rechte und Freiheiten anderer betroffener Personen sowie zur Wahrung schutzwürdiger Interessen, müssen wir daher ein Betroffenenbegehren auch ganz oder teilweise ablehnen (z.B. indem wir bestimmte Inhalte, die Dritte oder unsere Geschäftsgeheimnisse betreffen, schwärzen). Wir halten uns bei diesen Entscheiden selbstverständlich immer an das anwendbare Datenschutzrecht. Damit wir einen Missbrauch ausschliessen können, müssen wir Sie identifizieren (z.B. mit einer Ausweiskopie, sofern die Identifikation anderweitig nicht möglich ist). Informationen im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Betroffenenbegehren bewahren wir in der Regel während dreier Jahre auf.

Wollen Sie Ihre Rechte wahrnehmen, können Sie uns schriftlich oder per E-Mail unter der nachfolgenden Adresse kontaktieren.

Baloise Versicherung AG
Datenschutzfachstelle
Aeschengraben 21, Postfach
4002 Basel
E-Mail: datenschutz@baloise.ch

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Erreichung der vorgenannten Zwecke erforderlich ist und wir zur Aufbewahrung gesetzlich oder vertraglich verpflichtet sind.

Dabei ist es in Einzelfällen möglich, Personendaten auch länger aufzubewahren, z.B. wenn Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden (während der gesetzlichen Verjährungsfrist) bzw. soweit wir anderweitig vertraglich, gesetzlich oder behördlich dazu verpflichtet sind oder berechtigte Geschäftsinteressen (z.B. Dokumentations- und Beweiszwecke) dies erfordern. Sobald Ihre Daten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, werden sie im Rahmen unserer üblichen Löschprozesse gelöscht oder anonymisiert.

11.1 Vertraulichkeit

Wir behandeln Ihre Daten vertraulich und halten uns an die anwendbaren Datenschutzbestimmungen. Zudem orientieren wir uns an anerkannten Sicherheitsstandards, z.B. ISO 27001, und passen unsere Sicherheitsmassnahmen kontinuierlich an, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Personendaten zu wahren.

11.2 Risiken des Internets

Bei der Datenübermittlung über das Internet handeln Sie auf eigenes Risiko. Wir schützen Ihre über unsere Webseiten übermittelten Daten auf dem Transportweg durch geeignete Verschlüsselungsmechanismen.

Zudem treffen wir geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen, um das Risiko auf unseren Websites verringern. Ihr Endgerät befindet sich dabei aber ausserhalb des von uns kontrollierbaren Sicherheitsbereichs. Sie sind daher angehalten, sich über erforderliche Sicherheitsvorkehrungen zu informieren und diesbezüglich geeignete Massnahmen zu treffen.

11.3 E-Mail-Verschlüsselung

Wir stellen Ihnen gewünschte Informationen per E-Mail zu, wenn Sie uns Ihre E-Mail-Adresse angegeben haben. Bei der Zustellung vertraulicher Informationen erfolgt dies in verschlüsselter Form. Sollte ein verschlüsselter Austausch per E-Mail nicht möglich sein, werden wir hierzu andere Kanäle (z.B. Baloise Secure Transfer) nutzen. Wenn Sie unser Kundenkontaktformular nutzen, werden Ihre Daten in verschlüsselter Form an uns übermittelt.

11.4 Zugangssperre

Wir behalten uns ausdrücklich das Recht vor, bei Feststellung von Sicherheitsrisiken den Zugang zu unseren Websites zu unterbrechen bzw. in gravierenden Fällen zu sperren. Wir schliessen jede Haftung für sämtliche infolge der Unterbrechung oder der Sperre entstandenen Schäden oder Folgeschäden aus.

Die vorliegende Datenschutzinformation ist nicht Vertragsbestandteil und jederzeit durch uns abänderbar. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Version.

Letztmals aktualisiert im November 2023.